Online bestillingssystem til restauranter: sådan virker det, og sådan vælger du

Forestil dig en fredag klokken 18.30 på en pizzeria. Telefonen ringer for tredje gang på ti minutter. Ved ovnen står sedlerne på række, og på den ene er der skrevet så hurtigt, at ingen kan se, om det var med eller uden løg. To gæster venter ved disken, og en kurer spørger, om ordren til den sidste adresse er klar. Ingen er sjuskede. Der er bare for mange kanaler og for få hænder.

Det er den slags aften, et online bestillingssystem er til for. Ikke fordi det er smart, men fordi hver ordre, der kommer ind som en læselig bon i stedet for et opkald, giver en hånd tilbage til maden. Scenen er et eksempel, men de fleste, der driver takeaway, kender den.

Hvad er et online bestillingssystem, og hvad er det ikke?

Et online bestillingssystem er restaurantens egen bestillingsside, hvor gæsten vælger retter, betaler og vælger afhentning eller levering, og hvor ordren sendes direkte til køkkenet. Det er ikke en madplatform med hundredvis af restauranter i samme liste. Det er din egen webshop til mad.

Kæden har seks led. Gæsten finder din side, typisk via Google, Instagram eller en QR-kode på posen. Hun vælger retter og tilvalg. Hun betaler, eller hun vælger at betale ved afhentning. Ordren lyder og lyser i køkkenet på en skærm eller kommer ud på en bonprinter. Maden går ud af døren til afhentning eller levering. Og tallene ender i kassens rapporter, så du ikke skal taste noget to gange.

Det, der adskiller gode systemer fra dårlige, er sjældent selve bestillingssiden. Det er leddene bagved: hvor hurtigt ordren når køkkenet, hvad der sker, når gæsten vil have noget særligt, og hvem der kan se tallene bagefter. Ligger de led i hver sin app, ender du med at være den, der binder dem sammen.

Platformen finder gæsterne. Din egen side beholder dem.

Mange restauranter starter med spørgsmålet: skal vi være på en madplatform, eller skal vi have vores eget? Svaret er oftest begge dele, fordi de to kanaler løser hver sin opgave. Platformen finder de nye gæster. Din egen side beholder stamgæsterne.

En madplatform er en udstilling. Den har gæster, der ikke kender dig endnu, og en bred trafik, som en enkelt restaurant ikke kan købe sig til alene. Det er værdifuldt, især når du er ny eller i et nyt område. En bestillingsside på dit eget domæne er en butik. Den tager imod dem, der allerede ved, hvem du er: stamgæsterne, naboerne og kollegerne, der bestiller frokost hver torsdag.

I praksis betyder det to ting. Behold din plads på platformen til de nye gæster, og giv samtidig stamgæsterne en grund og en genvej til at bestille direkte: et link i Google-profilen, en QR-kode på posen, et stempelkort. Smaqly er bygget til den arbejdsdeling. Se, hvordanonline bestilling i Smaqly fungerer ved siden af platformen, og hvordan kasse, køkken og bestilling hænger sammen i ét restaurantsystem.

Én ærlig bemærkning: Ordrer fra madplatforme lander ikke i Smaqly i dag. De kommer stadig ind på platformens egen skærm. Det skal du tage med i overvejelserne om arbejdsgangen i køkkenet.

Tolv ting, et godt bestillingssystem skal kunne

Lav listen, før du ser på priser. Ellers ender du med at vælge efter den pæneste forside. Tabellen viser tolv krav, hvorfor de betyder noget, og hvordan Smaqly løser dem.

Gå rækkerne igennem med leverandøren én for én, og bed om at se hver af dem på skærmen, ikke bare høre om dem. En funktion, der kun findes i salgsmaterialet, hjælper ikke klokken 18.30.

Hvad koster det? Tre måder at betale på

Der er i grove træk tre måder at betale for et bestillingssystem på. Den første er en fast månedspris. Den er forudsigelig og bliver billig, jo mere du sælger. Den anden er en procent af det, der sælges online. Den følger omsætningen, og i en stille måned betaler du lidt. Den tredje er et gebyr pr. ordre. Det er let at regne på, men dyrt, når ordrerne er små og mange.

Så er der det, der sjældent står på forsiden: opsætning, hardware som printer og tablet, sms-beskeder, domæne og binding. Og kortgebyret. Det er prisen for selve kortbetalingen, og det kommer oveni uanset model. Spørg derfor altid: hvad koster det i alt pr. måned ved min omsætning?

Hos Smaqly er der to modeller til takeaway. Flex koster 0 kr/md, og så går 0,96 % af onlinesalget til Smaqly. Fast koster 499 kr/md. Smaqlys priser er ekskl. moms, og procenten gælder kun online betalte ordrer. Betalingsgebyrer trækkes direkte i betalingen og fremgår af din betalingsaftale med Surfboard. De to modeller har samme funktioner.

Tallene er Smaqlys pris: abonnement plus Smaqlys andel, uden sms, moduler og hardware. Betalingsgebyrerne kommer oveni og er regnet med i sidste kolonne — derfor kan Flex være billigst i alt, selv om Smaqlys pris på Flex er højere. Når betalingsgebyrerne regnes med, ligger skæringspunktet vejledende omkring 110.000 kr i onlinesalg om måneden: under det er Flex normalt billigst, over det Fast. Alle priser og vilkår står på prissiden. Vil du have de tre prismodeller regnet helt igennem, også med gebyr pr. ordre, så læs hvad et bestillingssystem koster.

Pengenes vej: fra gæstens kort til din konto

Betaling er det sted, hvor flest systemer ligner hinanden udenpå og er forskellige indeni. Der er tre ting at afklare: hvilke betalingsmåder gæsten kan vælge, hvilken aftale der skal være på plads, og hvem der holder pengene undervejs.

I Smaqly er betal ved afhentning slået til som standard. Gæsten bestiller, og du tager imod betalingen i døren. Kortbetaling online kræver, at ejeren selv opretter en betalingsaftale i dashboardet under Indstillinger og Betaling. Det er et formelt trin med kontrol af virksomheden, så lad være med at starte det ugen før lancering.

MobilePay er det, mange danske gæster leder efter. Spørg derfor leverandøren helt konkret, om MobilePay virker på bestillingssiden eller kun i butikken, og hvilken aftale der skal på plads. Svaret er ikke ens fra system til system.

Tre veje ud af køkkenet: afhentning, levering og bordet

Afhentning er den enkleste. Gæsten vælger et tidspunkt, kommer og henter. I Smaqly kan gæsten også vælge hent ved bilen. Levering er mere arbejde, men også en større kurv. Leveringen skal slås til, og den kræver, at gæsten har en betalingsvej: online betaling, kontant ved levering eller manuel MobilePay.

Leveringszoner sættes som kilometerringe med eget gebyr pr. zone. Afstanden kan måles i luftlinje eller som kørselsafstand. Minimumsbestillingen er ét beløb for al levering, ikke pr. zone. Har du egne bude, bruger de chauffør-appen med ture, status og GPS, og gæsten kan følge bilen på kort. Smaqly er desuden forberedt til kurérlevering, hvor en kurer kører ordrer, gæsten har lagt hos dig. Det kræver en aftale med kurérleverandøren og er endnu ikke i brug hos kunder. Læs om kurérlevering i Smaqly, eller gå i dybden med zoner, gebyrer og bude i guiden om levering fra din egen bestillingsside.

Til dem, der spiser i restauranten, findes QR-bestilling ved bordet. Gæsten scanner koden, bestiller flere gange, og runderne samles på bordets regning, som betales ved kassen. Den kræver kassemodulet. Det er et andet system end bordreservation, selv om ordene ligner hinanden. Hele vejen fra koden til regningen står i guiden om QR-bestilling ved bordet. Se også kasse, online og bord i ét system.

Når bonerne ruller: køkkenet en fredag klokken 18

Et bestillingssystem bliver testet i køkkenet, ikke på forsiden. Et godt system gør fredag aften roligere, ikke hurtigere. Når en ordre kommer ind, skal den høres og ses. Smaqly giver lyd i realtid i dashboardet og på køkkenskærmen, og ordren kan samtidig skrives ud på en bonprinter. Kategorier kan fordeles på stationer, så grillen ser burgerne, og pizzaovnen ser pizzaerne.

Nye ordrer skal som standard accepteres, så ingen får en bekræftelse på noget, I ikke kan nå. Accepterer ingen i løbet af nogle minutter, afvises ordren automatisk. Standarden er ti minutter, og tiden kan sættes mellem to og tres. Er der betalt online, refunderes beløbet, og gæsten får besked.

Det, der tager presset, er kontrollerne: tilberedningstid som interval, kapacitet pr. kvarter og en pauseknap, der lukker for onlinebestilling i en halv time uden at lukke restauranten. Forudbestillinger hjælper også, fordi bonen først kommer ud 60 minutter før afhentning. En ordre til lørdag middag fylder altså ikke på tirsdagens printer. Hvordan du sætter kapacitet og afhentningstider op, står i guiden om forudbestilling af takeaway.

Hvor gæsten leder: Google, Instagram og posen

Den bedste bestillingsside hjælper ingen, hvis ingen ved, at den findes. Gæsten leder typisk på Google Maps, når hun er sulten, og dér er et bestillingslink i din virksomhedsprofil den korteste vej. Google beskriver selv, at du i profilen vælger Bestilling af mad og tilføjer et link, og at bestillingslinks fortæller kunderne, hvordan de kan bestille fra virksomheden via Google Maps eller Søgning. Se Googles vejledning.

Samme tanke gælder resten: adressen i Instagram-biografien, en QR-kode på posen og et lille kort i bunden af kassen. I Smaqly kopierer du linket til bestillingssiden og sætter det ind, hvor gæsten leder. Siden har samtidig restaurantens oplysninger bygget ind til søgemaskinerne. Hvordan du får flere stamgæster til at bruge den, står i guiden om flere direkte bestillinger. Om du også har brug for en egen app, står i guiden om egen app eller bestillingsside.

Tre regler, du ikke kan springe over

Lovkrav er sjældent det, der får en restaurant til at vælge system. Det er til gengæld det, der giver problemer bagefter. Tre regler gælder næsten alle, der sælger mad online. Den fulde tjekliste, fra knappens tekst til samtykke og alkohol, står i lovkrav til din bestillingsside.

Allergener. Der er 14 allergener, som skal oplyses. Sælger du via en hjemmeside, skal oplysningen være dér:

Smiley. Fødevarevirksomheder, der sælger via egen hjemmeside, skal ifølge Dansk Erhverv "på et let synligt sted vise virksomhedens seneste fire kontrolrapporter eller linke til virksomhedens side på findsmiley.dk". Kravet gælder også på bestillingsplatforme og sociale medier. Se Dansk Erhvervs gennemgang. Spørg leverandøren, hvor linket kan stå.

Kortgebyr. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen skriver, at forretninger ikke må opkræve gebyrer for kunders brug af de mest almindelige betalingskort i Danmark, både i butik og ved nethandel. Se styrelsens vejledning. Spørg derfor altid, hvilke gebyrer gæsten ser, før hun betaler.

Reglerne om allergener ved takeaway og online bestilling er gennemgået punkt for punkt i guiden om allergener ved takeaway og online bestilling.

Sådan kommer du i gang uden at lukke restauranten

Der er ingen grund til at vente på den perfekte menu. Start med det, du sælger mest, og byg videre. Hvordan kortet bliver let at bestille fra, står i guiden om online menukort, der sælger. Rækkefølgen herunder undgår de fleste bump.

1. Få menuen ind

   Tast den i menuredigeringen, eller importér fra tekst, en PDF med tekstlag eller et link. Import med AI kræver en betalingsaftale.

2. Vælg udseende

   Der er 21 skabeloner. Seks er gratis, resten kræver tilkøbsmodulet Premium hjemmeside.

3. Peg domænet

   Du køber selv domænet og peger det på Smaqly. SSL og hosting er med.

4. Sæt åbningstider, pause og betaling

   Vælg, om gæsten kan betale ved afhentning, og opret betalingsaftalen, hvis du vil tage kort online.

5. Læg en prøveordre

   Bestil selv, og følg ordren hele vejen til køkkenskærm og kasse.

6. Fortæl det til stamgæsterne

   Sæt adressen på posen, i Google-profilen og på Instagram. Tryksager kan bestilles direkte i dashboardet.

Vil du se skabelonerne, så ligger de på skabelonsiden. Tryksager findes under tryksager.

Femten spørgsmål, du skal stille, før du skriver under

Salgsmaterialet svarer på det, leverandøren vil fortælle. Disse spørgsmål svarer på det, du får brug for. Stil dem skriftligt, og gem svarene.

1. Hvad koster det i alt pr. måned ved min omsætning, inklusive kortgebyr, moms, sms, domæne og hardware?
2. Er der binding eller opsigelsesvarsel, og hvad sker der ved opsigelse?
3. Kan jeg eksportere menu, kunder og ordrer, og i hvilket format?
4. Hvem har kundedataene, og hvad må leverandøren bruge dem til?
5. Hvilke gebyrer ser gæsten, før hun betaler?
6. Hvem modtager pengene, og hvornår udbetales de?
7. Hvilke betalingsmåder virker på bestillingssiden, og hvilke aftaler skal være på plads?
8. Kan jeg bruge mit eget domæne, og hvad sker der med adressen, hvis jeg skifter system?
9. Står leverandørens navn på min side, og kan det fjernes?
10. Hvordan lyder og ser en ny ordre ud i køkkenet, og hvilke skærme og printere virker?
11. Hvad sker der med ordrerne, hvis internettet falder ud?
12. Kan jeg pause bestillinger og sætte kapacitet pr. kvarter?
13. Hvordan håndteres allergener, og hvor kan jeg vise smiley-linket?
14. Kan jeg tilbyde forudbestilling og levering med egne zoner og gebyrer?
15. Hvem svarer, når noget går galt en fredag aften, og hvornår har de åbent?

Stil dem også til os. Vil du se, hvordan svarene ser ud i Smaqly, kan du booke en demo eller læse mere om online bestilling i Smaqly.