QR-bestilling ved bordet: fra scanning til én samlet regning

Fredag klokken 19.10: bord seks bestiller for tredje gang

Et eksempel, ikke en rigtig aften. En café med fjorten borde er næsten fuld. Fire venner sætter sig, scanner koden på bordet og bestiller to øl, en cola og en portion pommes frites. Ingen skal vinke efter en tjener. Cirka en time senere kommer en runde mere, og lidt efter en tredje, fordi nogen blev sulten.

Så skal der betales. Én af dem vil betale den runde, hun selv bestilte, og de tre andre vil dele resten. Tjeneren står ved bordet. Hvad gør han?

Svaret afgør, om QR-kode bestilling i en restaurant er en lettelse eller en ny måde at få rod i regnskabet på. Selve scanningen er det nemme. Regningen er det, der betyder noget. QR-bestilling uden en kasse, der kender bordet, flytter bare regnearbejdet fra tjeneren til slutningen af aftenen.

Gæstens vej: fra scanning til anden runde

Gæsten åbner telefonens kamera og peger på koden. Der kommer et link frem, og linket åbner restaurantens bestillingsside i browseren. Der skal ikke hentes nogen app. Hver kode hører til ét bord, så siden ved, hvor maden skal hen.

I Smaqly åbner personalet som standard bordet i kassen, før der kan bestilles. Så kan en kode, nogen har taget med hjem, ikke bruges til at bestille hjemmefra. På en café, hvor gæsterne selv finder et bord, kan du i stedet lade bordet åbne sig selv ved den første bestilling.

Gæsten vælger fra menuen, lægger i kurven og sender. Det er første runde. Når næste bestilling skal afsted, bestiller gæsten igen fra samme kode, og den nye runde lægges på samme regning. Gæsten bestiller, når gæsten har lyst, ikke når tjeneren har tid. Det betyder også, at menuen selv skal svare på det, gæsten ellers ville spørge tjeneren om, fx allergener. Læs mere i guiden om allergener ved takeaway og online bestilling.

Personalets vej: ét bord, én regning, flere runder

Her skiller QR-bestilling med en samlet regning sig fra en ren QR-menu. En QR-menu viser kortet på telefonen, og tjeneren skriver stadig bestillingen ind. Ved QR-bestilling sender gæsten selv ordren. I Smaqly venter runden som standard på, at personalet godkender den i kassen, og så printes køkkenbonnen. Vil I hellere have runderne direkte i køkkenet, kan godkendelsen slås fra. Så viser kassen bare, at bordet har bestilt.

Runderne samles på bordets regning i kassen. Personalet kan trykke på bordet i kassen og se hver runde for sig og hele regningen samlet, uden at nogen har tastet noget. Køkkenet får hver runde på skærmen eller bonprinteren, fordelt på stationer, hvis I har sat det op: grillen får burgerne, baren får ølen. Bordets navn står på køkkenbonnen og på køkkenskærmen, så den, der bærer maden ud, ved, hvor den skal hen.

Betal nu eller betal ved kassen?

Det er det store valg. Gæsten kan betale for hver runde, lige når den bestilles, eller regningen kan stå åben og betales til sidst. Smaqly kan begge dele, men standarden er den åbne regning, der betales ved kassen.

Alternativet er at lade gæsten betale online for hver runde. Det flytter pengene før maden, så der er ikke noget at glemme, men det kræver en betalingsaftale, som restauranten selv opretter under Indstillinger. Vælg efter, hvem jeres gæster er. En café med unge, der bestiller og betaler på stedet, kan passe til online. En restaurant, hvor bordet bliver siddende i to timer, passer typisk bedre til den åbne regning.

Når fire vil dele regningen

Her bliver det tydeligt, hvorfor kassen skal kende bordet. Når alle runder ligger på én regning i kassen, kan personalet tage betalingen, som gæsterne vil: én runde ad gangen, så den, der bestilte en runde, betaler for den, eller ved at dele regningen i beløb, hvor hver del kan betales på sin egen måde.

Én begrænsning skal du kende: kortandele i en delt bordregning kan endnu ikke trækkes på en tilsluttet betalingsterminal. Deler bordet regningen, tages de andele kontant, eller hele bordet betales med kort. En enkelt runde eller hele bordet kan sagtens betales med kort.

Det, mange guides glemmer: kassen og momsen

De QR-guides, vi har læst, handler mest om menuen på telefonen. Regningen, kassen og momsen nævnes sjældent. Men det er dem, din revisor og din kasseopgørelse spørger til.

I Smaqly bliver hver runde registreret som et salg, når den bestilles. Når regningen betales ved kassen, opretter betalingen ikke et nyt salg. Den bliver noteret som betaling for de runder, der allerede står på regningen. Så tælles hver ret kun én gang i omsætningen og momsen, ikke én gang ved bestillingen og én gang ved betalingen. Kvitteringen viser varer, moms og betalingsmåde, og runderne står i kassens rapporter sammen med resten af salget. Det gør afstemningen kortere, når kassen skal lukkes.

Vælger du betaling online pr. runde, kræver det betalingsaftalen. Hvordan de betalinger står i dit regnskab, bør du tage med til din revisor, før du vælger model.

Koden på bordet: placering, størrelse og materiale

En QR-kode, der ikke virker, er værre end ingen kode. Tre ting afgør, om den bliver brugt.

Placering. Koden skal kunne ses uden at flytte et glas. Midt på bordet eller ved kanten lige foran gæsten er bedre end en lille kode nederst på en menu. En kode pr. bord, tydeligt mærket med bordets navn eller nummer, så personalet kan se, hvilken kode der hører til hvilket bord.

Størrelse og kontrast. Mørk kode på lys baggrund, stor nok til, at en telefon kan læse den fra en armslængde. Test den på en ældre telefon, ikke kun din egen.

Materiale. Smaqly har to slags koder. Standarden er en engangskode pr. selskab: personalet printer en seddel med koden og bordets navn, og koden holder op med at virke, når bordet har betalt. Så kan en kode, nogen har taget et billede af, ikke bruges bagefter. Vil du hellere have en fast kode, der bliver siddende på bordet, kræver det, at gæsterne betaler online for hver runde. Ellers kunne en fotograferet kode bruges til at bestille mad, ingen betaler for. En fast kode skal kunne tåle at blive tørret af mange gange om aftenen. Du kan se, hvad Smaqly kan levere af trykt materiale, under Tryksager.

Hvor passer QR-kode bestilling, og hvor gør det ikke?

Det passer typisk bedst, hvor gæsten selv bestemmer tempoet: caféer, brunch, burger- og pizzasteder, bagerier med siddepladser og food courts, hvor ingen hverken vil eller kan gå rundt med en menu. Det er steder, hvor en tjener, der kommer hvert femte minut, mest er i vejen.

Det passer dårligere der, hvor selve serviceoplevelsen er varen. På en restaurant med menu, vinanbefalinger og tjenere, der kender gæsterne, bliver en QR-kode på bordet nemt et skridt væk fra det, gæsterne betaler for. Der kan QR-bestilling stadig være en god løsning til drikkevarer eller en bar, men det er en vurdering, ikke en regel.

Typiske fejl, før det går galt

Den første er net. Koden kræver, at telefonen har forbindelse. Har restauranten svagt mobilnet, skal gæsterne kunne komme på jeres wifi, og netværksnavnet skal være let at finde. Den anden er gamle koder: bliver bordene flyttet eller nummereret om, skal faste koder følge med, ellers kommer maden til det forkerte bord. Den tredje er ingen pause. Når køkkenet drukner, skal I kunne stoppe bestillingerne en stund. I Smaqly kan du sætte QR-bordene på pause for sig selv i en fast tid, uden at lukke de andre kanaler. Kassen lukker aldrig af en pause.

Sådan sættes det op i Smaqly

QR-bestilling ved bordet hører til kassen, som fås som Kasse Flex til 0 kr/md + 0,46 % af kortbetalinger i kassen til Smaqly eller Kasse Fast til 499 kr/md — begge inkl. 1 kasse, ekskl. moms. Du slår det til for restauranten, og bordets bestillinger samles på bordets regning i kassen. Betaling online pr. runde er et tilvalg og kræver en betalingsaftale. Så betales runden som et online-køb gennem betalingsaftalen. Uden den betales regningen ved kassen.

Menuen styrer du som ellers. Du kan lade en ret sælges ved bordet, men ikke online, eller give den en anden pris pr. salgskanal. Det er forklaret i artiklen om salgskanaler. Læs mere om selve kassen under kassesystem til restaurant, eller se, hvordan det hænger sammen med resten i alt-i-ét-systemet. Hvordan QR-bordet passer ind ved siden af afhentning og levering, står i guiden til online bestillingssystemer.

Vil du se en regning vokse på et bord, mens en gæst bestiller fra telefonen? Book en demo, så viser vi det live.