Handelsbetingelser.

Tjenesten leveres af Smaqly ApS, CVR 46526740, Bogensevej 40, 8940 Randers SV (“Smaqly”), til den virksomhed, der opretter eller bestiller tjenesten (“Kunden”).

Vilkårene gælder kun for erhvervsdrivende. Kunden er den selvstændige sælger og aftalepart over for sine gæster. Smaqly leverer teknologien og bliver ikke part i aftaler om mad, bordreservationer, levering eller andre ydelser mellem Kunden og gæsten.

Aftalen indgås, når Kunden accepterer tilbud eller ordrebekræftelse, gennemfører onlineoprettelsen eller tager en bestilt løsning i brug. Den person, der accepterer, erklærer at være bemyndiget til at binde Kunden.

Ved uoverensstemmelse gælder følgende rangorden: (1) særskilt underskrevet aftale eller ordrebekræftelse, (2) databehandleraftalen for behandling af personoplysninger, (3) disse vilkår og (4) beskrivelser på hjemmesiden. Tredjeparts egne vilkår gælder direkte mellem Kunden og tredjeparten, hvor det er relevant.

Smaqly er en browserbaseret platform til blandt andet takeaway, hjemmesider, menuer, ordreflow, betaling, POS, køkkenskærm, bordbooking, loyalitet, gavekort, kundekommunikation, rapporter, integrationer, AI, personaleværktøjer og tryksager.

Kundens adgang omfatter kun de planer, moduler, terminaler, lokationer og forbrugsenheder, som fremgår af Kundens konto, tilbud eller ordrebekræftelse. Smaqly kan forbedre og ændre funktioner løbende, når løsningens væsentlige anvendelighed ikke samlet forringes.

Teknisk grundopsætning, almindelige metadata og de funktioner, der udtrykkeligt står som inkluderet i Kundens plan, er en del af platformen. Løbende SEO-arbejde, annoncering, kampagnedrift, indholdsproduktion, foto, grafisk arbejde og anden udførende marketing er særskilte ydelser og er kun inkluderet, når de står i tilbuddet eller er tilkøbt.

Kunden skal give korrekte virksomheds-, kontakt-, menu-, pris-, afgifts- og betalingsoplysninger og medvirke rettidigt til opsætning. Kunden administrerer selv brugere og roller og skal straks lukke adgangen for fratrådte medarbejdere.

Implementering, dataimport, undervisning, designarbejde, fysisk installation og on-site assistance er kun inkluderet, hvis det står i tilbuddet. Estimerede leveringsdatoer forudsætter, at Kunden leverer materiale og godkendelser til tiden.

Smaqlys priser er ekskl. moms. Den gældende pris fremgår af tilbuddet, Kundens administration eller smaqly.dk/priser. Fast abonnement opkræves forud, mens Smaqlys procentandele og forbrug opgøres og opkræves bagud.

Smaqlys priser pr. produkt og model er:

• Takeaway Flex: 0 kr./md. og 0,96 % af online-salget.
• Takeaway Fast: 499 kr./md.
• Kasse Flex: 0 kr./md. inkl. 1 kasse og 0,46 % af kortbetalinger i kassen.
• Kasse Fast: 499 kr./md. inkl. 1 kasse.
• Duo Flex (Takeaway Flex og Kasse Flex): 0 kr./md. inkl. 1 kasse samt 0,96 % af online-salget og 0,46 % af kortbetalinger i kassen.
• Duo Fast (Takeaway Fast og Kasse Fast): 699 kr./md. inkl. 1 kasse.
• Trio (Duo Fast og bordbooking): 799 kr./md. inkl. 1 kasse.
• Hver ekstra kasse koster 199 kr./md. på både Flex og Fast. Pakkeprisen for Duo Fast og Trio er en rabat på modulerne og gælder, så længe Takeaway Fast og pakkens moduler er aktive; ekstra kasser lægges oveni.
• Tilvalgsmoduler afregnes efter modulkataloget i Kundens administration og på smaqly.dk/priser. Kiosk og andre enhedsbaserede moduler beregnes pr. aktiv enhed, medmindre andet fremgår af aftalen.

Kortbetalinger i kassen er kortbetalinger, der registreres i kassen — ved terminalen eller manuelt — herunder kortdelen af en delt betaling. MobilePay, kontanter, gavekort, depositum og drikkepenge indgår ikke.

Smaqlys procentandele (0,96 % af online-salget på Flex og 0,46 % af kortbetalinger i kassen på Kasse Flex) opgøres månedligt og faktureres med moms sammen med abonnement, moduler og forbrug.

Betalingsgebyrer — herunder gebyrer for kortbetalinger og MobilePay, gebyret pr. online transaktion og gebyret for kortbetalinger i kassen — opkræves af Surfboard direkte i betalingen i henhold til Kundens betalingsaftale med Surfboard. De er ikke en del af Smaqlys faktura og fremgår af betalingsaftalen.

Ordregebyrer, leveringsgebyrer og andre beløb, som Kunden vælger at opkræve hos gæsten, skal vises tydeligt i gæstens checkout. Kunden er ansvarlig for, at sådanne gebyrer er lovlige og korrekt momsbehandlet.

Smaqly kan ændre abonnements-, transaktions- og forbrugspriser med mindst 30 dages individuelt skriftligt varsel. Kunden kan opsige den berørte tjeneste inden ændringen træder i kraft. Ændringer, der alene følger en tredjeparts dokumenterede pris, afgift eller lovkrav, kan varsles med den frist, Smaqly selv modtager, når et længere varsel ikke er praktisk muligt.

Kunden skal have en gyldig betalingsmetode tilknyttet. Fakturaer forfalder på den dato, der står på fakturaen. Kunden skal gøre skriftlig indsigelse mod en faktura uden unødigt ophold og senest 14 dage efter modtagelsen; den ubestridte del skal fortsat betales.

Ved forsinket betaling kan Smaqly opkræve renter og gebyrer efter renteloven og, efter rimeligt varsel, begrænse betalingskrævende funktioner eller suspendere kontoen. Genåbning kan forudsætte betaling af restancen og gyldig betalingsmetode.

Kortbetalinger behandles af den betalingsudbyder, der er tilknyttet løsningen. Kunden skal gennemføre udbyderens onboarding og overholde udbyderens vilkår, herunder krav om identifikation, forbudte varer, chargebacks, reserver og udbetaling.

Smaqly viser og administrerer betalingsstatus og kan teknisk igangsætte refunderinger, men den endelige autorisation, tilbageførsel og udbetaling afgøres af betalingsudbyderen og kortnetværket. Kunden bærer risikoen for gæstekrav, chargebacks, utilstrækkelig dækning og oplysninger, som Kunden har indtastet forkert.

Kunden er ansvarlig for korrekt opsætning af moms, betalingsarter, kassebeholdning, produkter, priser, rabatter og medarbejderadgang samt for daglig afstemning og lovpligtig kontrol. Smaqlys kassejournal, Z-rapporter, SAF-T-eksport og integrationer er hjælpemidler og erstatter ikke Kundens bogføringsansvar eller rådgivning fra revisor.

Kunden skal løbende kontrollere rapporter og fejlmeddelelser og eksportere eller opbevare regnskabsmateriale i det omfang, lovgivningen kræver det. Regnskabsmateriale kan være omfattet af fem års opbevaring efter udgangen af det relevante regnskabsår.

Kunden fastsætter selv kapacitet, åbningstider, varighed, afbudsfrist, no-show-regler og eventuelt depositum. Reglerne skal oplyses tydeligt til gæsten før booking. Kunden er ansvarlig for at behandle afbud, no-shows og refunderinger efter sine egne gæstevilkår og gældende ret.

Tilgængelighed beregnes ud fra de oplysninger, Kunden har opsat. Smaqly er ikke ansvarlig for overbooking, hvis kapacitet, bordplan, særåbning eller manuelle reservationer er registreret forkert eller uden for systemet.

SMS afregnes pr. segment efter faktisk forbrug. Den aktuelle standardsats er 0,45 kr. pr. segment ekskl. moms. Lange beskeder, specialtegn og emoji kan udløse flere segmenter. Levering kan ikke garanteres, da den afhænger af mobilnet, nummerets gyldighed og modtagerens enhed.

Telefonassistenten koster 199 kr./md. plus 1 kr. pr. påbegyndt samtaleminut ekskl. moms, medmindre andet er aftalt. Samtaler under 20 sekunder afregnes ikke, så forkerte numre og afbrudte opkald ikke koster noget. Kunden skal kontrollere åbningstider, menuer, bookingregler og svargrundlag og følge op på ordrer eller bookinger, som kræver menneskelig vurdering.

Hvis en aktiveret telefon- eller AI-løsning optager lyd eller opretter en transskription, skal Kunden sikre et gyldigt behandlingsgrundlag og give den nødvendige oplysning til opkalderen, inden optagelsen eller transskriptionen begynder. Kunden skal undgå at indsamle følsomme oplysninger, betalingskort eller CPR-numre gennem fritekst og samtaler, medmindre det er nødvendigt, lovligt og særskilt aftalt.

Kunden er ansvarlig for lovligt samtykke og afmeldingsmulighed ved markedsføring via e-mail, SMS eller andre kanaler. En transaktionsbesked må ikke bruges til skjult markedsføring.

Hardware sælges som erhvervskøb og er Kundens ejendom efter fuld betaling. Afbetaling indgås med den angivne finansieringspartner, ikke med Smaqly, medmindre tilbuddet udtrykkeligt siger andet. Leveringstid, fragt, installation og pris fremgår af tilbuddet.

Der ydes ét års garanti mod oprindelige hardwarefejl fra leveringsdatoen. Garantien omfatter ikke normal slitage, forbrugsvarer, væske, slag, tyveri, forkert strøm/netværk, uautoriserede ændringer eller brug i strid med anvisningerne. Kunden skal sikkerhedskopiere data og fejlmelde med serienummer og beskrivelse. Smaqly kan vælge reparation, ombytning eller forholdsmæssigt afslag.

Kunden skal undersøge hardware og leverancer ved modtagelsen og reklamere skriftligt uden unødigt ophold med billeder, serienummer og fejlbeskrivelse. Transportskade og manglende kolli skal så vidt muligt noteres over for transportøren ved modtagelsen.

Tryksager og specialdesign produceres efter Kundens godkendte korrektur. Kunden skal kontrollere tekst, priser, QR-koder, billeder, mål og farver før godkendelse. Rimelige afvigelser i farve, beskæring og materiale er ikke en mangel. Specialfremstillede produkter kan ikke annulleres, når produktionen er startet.

Kunden beholder rettighederne til sit navn, logo, billeder, menuer og øvrige materiale og giver Smaqly en ikke-eksklusiv ret til at hoste, formatere, vise og teknisk behandle materialet for at levere aftalen. Kunden garanterer at have de nødvendige rettigheder og tilladelser.

Kunden er ansvarlig for oplysninger, priser, allergener, tilgængelighed, markedsføring, cookies og egne gæstevilkår på hjemmesiden. Et domæne registreres eller administreres efter det konkrete tilbud. Kunden skal medvirke til fornyelse og kan miste domænet, hvis registratorens gebyr eller dokumentationskrav ikke opfyldes.

Integrationer til blandt andet betalingsudbydere, regnskabssystemer, levering, Mailchimp, Klaviyo, Google og Meta afhænger af tredjepartens API, konto, godkendelse og vilkår. Kunden giver Smaqly lov til at udveksle de nødvendige data, når integrationen aktiveres.

Tredjeparten kan ændre priser, adgang eller funktionalitet uden Smaqlys kontrol. Smaqly kan deaktivere en integration, der udgør en sikkerheds-, lovligheds- eller driftsrisiko, og vil så vidt muligt informere Kunden og anvise et alternativ.

Leveringstjenester og betalingsudbydere udfører deres del af ydelsen efter egne vilkår. Kunden skal kontrollere adresser, leveringszoner, åbningstider og status og håndtere gæsten, hvis en tredjepart afviser, forsinker eller annullerer en opgave.

Smaqly tilstræber 99,5 % månedlig oppetid ekskl. varslet vedligehold, nødvendige sikkerhedsændringer og forhold uden for Smaqlys kontrol. Målet er ikke en garanti eller et SLA med ret til automatisk kompensation. Et særskilt underskrevet SLA går forud.

Planlagt vedligehold varsles, når det er praktisk muligt. Sikkerhedsrettelser kan udføres uden varsel. Supportens kanaler og åbningstider fremgår af smaqly.dk/support. Support omfatter platformen, men ikke Kundens internet, strøm, tredjepartskonti eller udstyr, som Smaqly ikke har leveret eller godkendt.

Smaqly er dataansvarlig for egne kunde-, kontakt-, sikkerheds- og faktureringsoplysninger. For gæste-, ordre-, booking-, loyalitets-, medarbejder- og andre personoplysninger, som behandles efter Kundens instruktion, er Kunden dataansvarlig og Smaqly databehandler.

Den offentlige databehandleraftale er en integreret del af aftalen. Privatlivspolitikken beskriver Smaqlys egen behandling og den aktuelle liste over underdatabehandlere. Kunden er ansvarlig for eget behandlingsgrundlag, oplysningspligt, samtykker og besvarelse af registreredes anmodninger.

Parterne skal beskytte ikke-offentlige forretnings-, pris-, kunde- og sikkerhedsoplysninger og kun dele dem med personer, der har et sagligt behov og er underlagt fortrolighed. Forpligtelsen gælder også efter aftalens ophør.

Kunden skal anvende unikke login, relevante roller og tilgængelige sikkerhedsfunktioner og straks melde mistanke om kompromittering. Smaqly kan nulstille adgang, tilbagekalde sessions og foretage andre nødvendige beskyttelsestiltag.

Smaqly og vores licensgivere ejer platformen, kildekoden, standarddesign, dokumentation, varemærker og generiske forbedringer. Kunden får en begrænset, ikke-eksklusiv og ikke-overdragelig brugsret i aftaleperioden.

Kunden må ikke kopiere, videresælge, reverse-engineere, omgå adgangskontrol, automatisere uforholdsmæssige udtræk eller bruge platformen til at bygge et konkurrerende produkt. Feedback kan anvendes af Smaqly uden vederlag, men uden at offentliggøre Kundens fortrolige oplysninger.

Kunden skal blandt andet:

• overholde fødevare-, afgifts-, bogførings-, markedsførings-, forbruger- og databeskyttelsesregler,
• holde menu, priser, allergener, lager, åbningstider og leveringsområder korrekte,
• kontrollere ordrer, bookinger, betalinger, kasseopgørelser og integrationer,
• have en lovlig gæstepolitik for afbud, refundering, levering, gavekort og loyalitet, og
• undlade svindel, ulovlige varer, spam, chikane, malware og forsøg på at tilgå andre kunders data.

Smaqly kan ændre vilkår med mindst 30 dages skriftligt varsel, når ændringen har væsentlig negativ betydning for Kunden. Lov- og sikkerhedskrav kan kræve kortere varsel. Kunden kan opsige før en væsentlig ændring træder i kraft; fortsat brug herefter anses som accept.

Ved væsentlig misligholdelse kan den ikke-misligholdende part give en rimelig frist til afhjælpning og derefter ophæve. Smaqly kan straks suspendere ved sikkerhedstrussel, ulovlig brug, risiko for tredjeparter, misbrug af betalings- eller beskedfunktioner eller gentagen manglende betaling. Omfanget begrænses så vidt muligt til den berørte funktion.

Medmindre en særskilt aftale siger andet, er der ingen binding. Et månedligt abonnement kan opsiges til udgangen af den løbende betalingsperiode. En forudbetalt periode løber til udløb og refunderes ikke, medmindre Smaqly væsentligt misligholder aftalen. Forbrug og gennemførte transaktioner afregnes frem til ophøret.

Kunden kan anmode om en almindeligt tilgængelig eksport af egne data frem til 30 dage efter ophør. Herefter slettes eller anonymiseres data efter databehandleraftalen, bortset fra materiale Smaqly skal opbevare som selvstændig dataansvarlig eller efter lov. Adgang til Smaqly-design, licenser og funktioner ophører med aftalen.

Smaqly leverer tjenesten fagmæssigt og afhjælper dokumenterbare fejl inden for rimelig tid. Tjenesten leveres ikke som juridisk, regnskabsmæssig, fødevarefaglig eller skattemæssig rådgivning, og Smaqly garanterer ikke et bestemt salg, søgeresultat, antal bookinger eller et fejlfrit AI-output.

Ingen part hæfter for indirekte tab, driftstab, avancetab, tabt goodwill eller tab, der kunne være begrænset ved rimelige nødprocedurer. Smaqlys samlede ansvar i en rullende 12-måneders periode er begrænset til Kundens betaling til Smaqly i samme periode for den berørte tjeneste.

Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed og begrænser ikke ansvar, som efter ufravigelig lovgivning ikke kan fraskrives. Kunden skal holde Smaqly skadesløs for tredjepartskrav, der skyldes Kundens ulovlige indhold, produkter, markedsføring eller instruktioner.

En part er ikke ansvarlig for manglende opfyldelse, som skyldes ekstraordinære forhold uden for partens rimelige kontrol, herunder større net-, energi- eller myndighedsudfald, krig, konflikt, naturhændelse eller landsdækkende leverandørsvigt. Betalingspligt for allerede leverede ydelser består.

Meddelelser sendes til de kontaktoplysninger, der står på kontoen. Kunden skal holde dem opdateret. Hvis en bestemmelse er ugyldig, påvirker det ikke resten. Kunden kan ikke overdrage aftalen uden Smaqlys skriftlige samtykke; Smaqly kan overdrage den som led i omstrukturering eller salg med fortsat respekt for Kundens rettigheder.

Aftalen er underlagt dansk ret. Parterne skal først forsøge at løse en tvist ved forhandling. Kan det ikke lykkes, afgøres sagen ved Retten i Randers som første instans, medmindre ufravigelig ret bestemmer andet.