Søndag klokken 17.55 på et pizzeria. Et eksempel, ikke en rigtig aften. På skærmen står tolv afhentninger, alle til klokken 18.00. Tre blev bestilt i formiddags, to i går og én i torsdags. Ved disken står de første to gæster allerede og kigger på uret, og telefonen ringer, fordi nummer tre gerne vil vide, om han kan komme lidt før.
Ingen har gjort noget forkert. Gæsterne har gjort præcis det, de blev bedt om: valgt et tidspunkt. Problemet er, at ingen spurgte køkkenet. Forudbestilling er noget af det bedste, en takeaway kan tilbyde, men uden et loft er det bare en måde at samle aftenens travlhed i ét kvarter på.
Hvorfor forudbestilling flytter salg væk fra den travleste halve time
Forudbestilling af takeaway betyder, at gæsten bestiller nu og henter senere: i aften, i morgen eller på fredag. Forudbestilling skaber ikke mere sult. Den flytter tidspunktet, hvor du hører om den. Og det er hele pointen.
En ordre, der kommer ind klokken 17.58 til hurtigst muligt, skal laves med det samme, ved siden af alle de andre. En ordre, der kom ind i formiddags til klokken 18.30, kan planlægges. Køkkenet ved, at den kommer, kan have dejen klar og kan se, at halv syv allerede er godt fyldt, før den første gæst har sat sig i bilen.
Men forudbestilling tager kun presset af spidsbelastningen, hvis du styrer den. Ellers vælger alle det samme tidspunkt, og søndagen fra før gentager sig hver uge. Der er fire håndtag: hvor mange ordrer I tager pr. kvarter, hvornår ordren når køkkenet, hvem der siger ja til den, og hvornår der overhovedet kan bestilles.
Hvor mange afhentninger kan I nå på et kvarter?
Kapacitet er det antal ordrer, I kan nå at lave til det samme kvarter. Find det tal, før du åbner for forudbestilling, for det afgør resten.
Tallet står ikke i et regneark. Det står i køkkenet. Tæl, hvor meget ovnen og grillen kan have på én gang, og hvor mange hænder der står ved pakningen klokken 18. Kapacitet er ikke det, køkkenet kan klare på sin bedste dag. Det er det, I kan love på en almindelig søndag. Kan I nå seks pizzaer på et kvarter, og har en typisk ordre to, er tre ordrer pr. kvarter et ærligt bud. Fire er optimistisk. Tolv er søndagen fra indledningen.
I Smaqly sætter du tallet under Indstillinger i Kapacitet pr. tidsrum. For hvert kvarter på hver ugedag kan du sætte et loft for ordrer i alt, for afhentning og for levering hver for sig, eller lukke kvarteret helt. Tomme felter betyder ingen grænse, og du kan kopiere en dag til resten af ugen, så du ikke skal taste en hel aften syv gange.
Når et kvarter er fyldt, kan gæsten ikke få det tidspunkt. Hun får besked om, at tidsrummet er fyldt, og et forslag til det næste ledige. Ordrer til hurtigst muligt tæller med i det kvarter, de bliver lagt i, så forudbestillingerne og de spontane gæster deler den samme plads. Loftet gælder bestillinger online, ikke det, I slår ind i kassen.
Sæt loftet lidt lavere, end du tror, og hæv det, når I har set et par aftener. Det er lettere at åbne et kvarter mere end at undskylde over for fire gæster ved disken.
Gæsten vælger selv mellem hurtigst muligt og et tidspunkt. Tidspunkterne er kvarterer inden for jeres åbningstider, fra lidt over en halv time og op til 14 dage frem.
Hvornår skal ordren i køkkenet? Ikke når den bliver bestilt
En forudbestilling skal i køkkenet, når den skal laves, ikke når den bliver bestilt. En bon, der printes onsdag til fredag, ligger to dage i en bunke. Den bliver væk, eller den bliver lavet onsdag, fordi den lå øverst. På en køkkenskærm står ordren øverst i to dage og skubber det, der skal laves nu, nedad.
I Smaqly bliver en forudbestilling derfor holdt tilbage. Som standard kommer bonnen ud 60 minutter før afhentning, og samtidig rykker ordren ind i køkkenskærmens kolonner. Du kan sætte tiden fra 0 til 1.440 minutter, altså op til et døgn. Sætter du 0, printes bonnen, så snart ordren er accepteret, som i et klassisk system. Har I kassemodulet, gælder reglen også de bestillinger, I selv lægger ind i kassen til senere.
Indtil da ligger forudbestillingerne under Senere på køkkenskærmen, sammenklappet og med ugedag, dato og klokkeslæt på hver række. Et tryk på en række viser, hvad der er bestilt, så I kan tjekke råvarerne i god tid. Når ordren rykker ind, sorteres den efter afhentningstiden, ikke efter hvornår den blev bestilt. En ordre lagt i torsdags springer altså ikke foran den, der skal ud før den.
Bonnen har også fået dagen med. Er afhentningen i dag, står der bare klokkeslættet, fx KLAR KL. 18.00. Er den en anden dag, står ugedag og dato foran, fx KLAR FRE. 16.10 KL. 12.00. Det betyder noget den dag, nogen trykker genudskriv, for en genudskrift kommer ud med det samme, uanset hvornår maden skal laves.
Hvor mange minutter skal du så vælge? Tæl baglæns fra afhentningen: den ret, der tager længst tid, pakning og lidt luft. For de fleste takeaways er standardens time et fornuftigt sted at starte. Gå ikke for langt den anden vej. Mad, der er færdig for tidligt, skal holdes varm, og ifølge Fødevarestyrelsens hygiejnevejledning skal varmholdt mad have en konstant temperatur på mindst 56 °C. Se vejledningens afsnit om varmholdelse. Maden kan være sikker og alligevel være blevet blød.
Skal nogen sige ja, eller skal systemet?
I Smaqly skal en ny ordre som standard accepteres af personalet. Det er en god regel en fredag klokken 18, hvor nogen kigger på skærmen. Det er en dårlig regel klokken 22.40, når en gæst bestiller til i morgen, og køkkenet er gået hjem.
Derfor er der en særskilt indstilling, Auto-accepter forudbestillinger. Når den er slået til, bliver en forudbestilling, der ligger mere end to timer ude, accepteret med det samme. Gæsten får sin bekræftelse, og ordren ligger klar under Senere. Indstillingen er slået fra, indtil du selv slår den til.
Automatisk accept af forudbestillinger
Fordele
- Gæsten får svar med det samme, også når I har lukket.
- Ingen forudbestilling bliver afvist, fordi ingen nåede at trykke.
- Der er mindre at gennemgå, når I møder ind.
Ulemper
- I siger ja, før et menneske har set ordren.
- En stor ordre til et travlt tidspunkt kommer ind uden en vurdering. Kapacitetsloftet er det eneste filter.
Lader du indstillingen være slået fra, skal nogen trykke accepter, men ikke midt om natten. Uret, der afviser ubesvarede ordrer automatisk, starter først, når ordren bliver frigivet til køkkenet. Afvisningen kommer efter det antal minutter, du har valgt, mellem 2 og 60, og standarden er 10. Er der betalt online, bliver beløbet refunderet, og gæsten får besked. Den manuelle vej kræver altså en fast vane: gennemgå dagens forudbestillinger ved åbning.
Den gode kombination er automatisk accept plus et kapacitetsloft. Så har du allerede besluttet, hvor meget I kan nå, og loftet er dit ja på forhånd.
Bestillinger, mens I sover, og dage, hvor I holder lukket
Mange bestillinger til i morgen bliver lagt, mens restauranten har lukket: om aftenen i sofaen eller tidligt om morgenen. Om det skal være muligt, er dit valg. I Smaqly hedder indstillingen Forudbestilling når lukket, og den er slået fra som standard. Slår du den til, kan gæsten bestille uden for åbningstiden og vælge et tidspunkt, hvor I har åbent. Hurtigst muligt kan hun ikke vælge, når køkkenet er lukket.
Vil du have ro i bestemte timer, kan du sætte et stille-vindue, fx fra 21.00 til 06.00. I det tidsrum tager bestillingssiden slet ikke imod bestillinger, heller ikke til senere. Det giver mening, hvis du vil nå at markere dagens udsolgte retter, før de første bestillinger kommer.
Lukkedage og ferie klarer systemet selv. Et tidspunkt på en lukkedag eller i en ferie, du har lagt ind, bliver afvist. Det lyder banalt, men det er netop den fejl, der giver en ordre til en dag, hvor ingen står i køkkenet.
Når aftenen alligevel løber løbsk
Selv med et loft kan en aften gå skævt. Ovnen driller, eller en kok bliver syg. Så er pausen det rigtige værktøj. I Smaqly stopper du nye bestillinger i en fast tid, fx en halv time, en time eller resten af dagen, og bestillingssiden åbner igen af sig selv. Du vælger, hvilke kanaler der lukker, fx online, kiosk og QR-bord. Kassen kører altid videre, og du kan skrive en kort besked, som gæsterne ser på siden.
Husk, at pausen stopper alle nye bestillinger på siden, også dem til i morgen. Ordrer, I allerede har taget imod, bliver liggende. Hold derfor pausen kort. Kapaciteten er til det, du kan planlægge. Pausen er til det, du ikke kunne.
Pausen kan også gå i gang af sig selv. I indstillingerne under Drift kan du slå Auto-pause ved travlhed til ved at skrive et antal aktive ordrer, fx 8. Når så mange ordrer er i gang, lukker Smaqly for nye bestillinger på de kanaler, du har valgt til pausen, og åbner igen af sig selv. Du vælger selv, hvor længe pausen varer, fra 5 minutter til en time. Standard er et kvarter. Forudbestillinger, der først skal laves om mere end en time, tæller ikke med. Din egen pause vinder altid: auto-pausen rører ikke en pause, du selv har sat, og trykker du Åbn igen nu, lukker den ikke igen, før der er gået dobbelt så lang tid, altså 30 minutter med standarden.
Firmafrokosten: én ordre, femten navne
Firmafrokosten er forudbestilling i sin reneste form. Den bliver bestilt dage før, den skal være klar på minuttet, og den kan fylde et helt kvarter alene. Det svære er sjældent køkkenet. Det er de femten beskeder, der går forud, hvor én har glemt at skrive, at hun ikke spiser svinekød.
I Smaqly findes gruppebestilling til det. Arrangøren opretter en gruppe på restaurantens side, sætter en frist for tilmelding og et tidspunkt for afhentning eller levering og deler linket med kollegerne. Hver deltager vælger sin egen ret. Når arrangøren lukker gruppen, bliver det hele til én ordre, der betales ved afhentning eller levering.
For køkkenet er gruppen en forudbestilling som alle andre: bonnen kommer ud efter samme regel, og ordren skal accepteres af personalet. Levering følger de almindelige regler for område, gebyr og minimumsbeløb. Deltagerne kan ikke vælge tilvalg, og varer med aldersgrænse kan ikke bestilles i en gruppe, fordi en gruppebestilling er onlinesalg.
Én ting mere: gruppens ordre bliver ikke afvist af kapacitetsloftet, men den tæller med, når andre gæster vælger det samme kvarter. Aftal derfor med arrangøren, at fristen ligger i god tid, fx dagen før. Så kan I se antallet, bestille råvarer hjem og eventuelt lukke et par kvarterer omkring frokosten for andre bestillinger.
Sådan sætter du det op i Smaqly
Åbningstider og tilberedningstid
Gæsten kan kun vælge tidspunkter, hvor I har åbent. Sæt tilberedningstiden som interval, og læg lukkedage og ferie ind i god tid.Kapacitet pr. kvarter
Sæt et loft for de travle aftener, og kopier dagen til resten af ugen. Start lavt.Hvornår bonnen skal ud
Vælg, hvor mange minutter før afhentning forudbestillinger sendes til køkkenet. Standarden er 60.Accept
Slå Auto-accepter forudbestillinger til, eller beslut, hvem der gennemgår dem ved åbning.Lukketid
Bestem, om gæsten må bestille, mens I har lukket, og om der skal være et stille-vindue.Læg en prøveordre
Bestil selv til i morgen, og se den ligge under Senere, til bonnen kommer ud.
Forudbestilling, kapacitet og gruppebestilling følger med i Smaqlys takeaway-planer. Se priserne, og læs mere om online bestilling i Smaqly og takeaway-systemet. Hele kæden fra bestilling til køkken står i guiden til online bestillingssystemer, og zoner og gebyrer i guiden om levering fra din egen bestillingsside.
Vil du se en ordre til fredag vente roligt under Senere, mens køkkenet laver det, der skal ud nu? Book en demo, så viser vi det.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor langt frem kan gæsten bestille?
I Smaqly kan gæsten vælge et tidspunkt mere end 30 minutter og op til 14 dage frem, i kvarterer inden for åbningstiden. Et tidspunkt på en lukkedag eller i en ferie, du har lagt ind, bliver afvist.
Hvad sker der, hvis køkkenet ikke kan nå det?
Sæt et loft over, hvor mange ordrer I tager pr. kvarter. Når et kvarter er fyldt, får gæsten besked og et forslag til det næste ledige tidspunkt. Bliver en ordre alligevel ikke accepteret, afvises den automatisk efter den tid, du har valgt, og gæsten får besked. Er der betalt online, bliver beløbet refunderet.
Kan jeg pause online bestillinger på en travl aften?
Ja. Du vælger, hvor længe pausen varer, og hvilke kanaler der lukker. Kassen kører videre, og bestillingssiden åbner igen af sig selv, når tiden er gået. Pausen stopper også nye forudbestillinger, så hold den kort. Med Auto-pause ved travlhed lukker Smaqly selv, når antallet af aktive ordrer når det tal, du har sat, og åbner igen efter den tid, du har valgt. Standard er et kvarter.
Hvordan undgår jeg, at en ordre til på fredag bliver lavet i dag?
Lad bonnen komme ud kort før afhentning. I Smaqly holdes forudbestillingen tilbage og printes som standard 60 minutter før. Indtil da ligger den under Senere på køkkenskærmen med dag og dato, og er afhentningen ikke i dag, står ugedag og dato også på bonnen.
Kan virksomheder samle en bestilling?
Ja, med gruppebestilling. Arrangøren opretter en gruppe på restaurantens side med en frist og et tidspunkt, kollegerne vælger hver deres ret via et link, og når gruppen lukkes, bliver det til én ordre, der betales ved afhentning eller levering.
Kan gæsten bestille, mens restauranten har lukket?
Kun hvis du slår Forudbestilling når lukket til. Så kan gæsten bestille uden for åbningstiden og vælge et tidspunkt, hvor I har åbent. Vil du have helt ro om natten, kan du sætte et stille-vindue, hvor der slet ikke kan bestilles.
