Sådan vælger du kassesystem til din restaurant: 12 spørgsmål, før du skriver under

Et kassesystem vælger man sjældent. Det står på disken i årevis, personalet lærer det i fingrene, og hver aften ender i en Z-rapport, som revisoren skal kunne stole på. Derfor er det dyrt at vælge forkert, og det er sjældent prisen øverst i tilbuddet, der afgør, om valget var rigtigt. Denne guide er til dig, der skal vælge kassesystem til restaurant, café eller takeaway, og som vil stille de rigtige spørgsmål, før du skriver under.

Vi gennemgår først de fire slags kasseløsninger, der findes. Så kommer de 12 spørgsmål, grupperet efter pris, hardware, betaling, lovkrav, drift og data. Til sidst et regnestykke, du kan bruge på din egen drift, og de faldgruber, der typisk først viser sig, når kontrakten er underskrevet. Hvor det giver mening, skriver vi, hvordan Smaqly gør, også dér hvor Smaqly ikke kan det hele.

Fire slags kasseløsninger, og hvad de er gode til

Før du sammenligner priser, så find ud af, hvilken slags løsning du kigger på. To tilbud kan se ens ud på papiret og være vidt forskellige i hverdagen, fordi det ene kun er en kasse, mens det andet også tager imod bestillinger fra nettet.

Smaqly hører til den fjerde slags. Kassen og bestillingssiden bruger samme menu og samme kundekartotek, og ordrer fra nettet lander i samme køkkenkø og på de samme printere som ordrerne fra disken. Ét forbehold: Ordrer fra madplatforme lander ikke i Smaqly. De kommer stadig ind på platformens egen skærm.

12 spørgsmål, før du skriver under

Stil spørgsmålene skriftligt, og gem svarene. Et svar i en salgssamtale er hurtigt glemt, når der opstår en uenighed et år senere. Bed også om at se svarene på en skærm. En funktion, der kun findes i salgsmaterialet, hjælper ikke en fredag aften.

Pris og binding

1. Hvad koster det i alt om måneden ved min drift? Ikke pr. kasse, men i alt: alle kasser, kortgebyret på betalinger i butikken, online bestilling, moduler, SMS og hardware. Hos Smaqly fås kassen som Kasse Flex til 0 kr. om måneden + 0,46 % af kortbetalinger i kassen til Smaqly eller Kasse Fast til 499 kr. om måneden, begge inkl. 1 kasse (hver ekstra kasse 199 kr.) ekskl. moms. Hvordan du regner resten sammen, viser vi længere nede.

2. Er der binding, og hvordan opsiger jeg? En lav månedspris med tre års binding er dyrere, end den ser ud, hvis du lukker, flytter eller bare bliver træt af systemet. Spørg også til opsigelsesvarsel og til leje- eller afbetalingsaftaler på hardwaren, som kan have deres egen binding. Hos Smaqly er der ingen binding ved månedlig betaling, og abonnementet kan opsiges til udgangen af den løbende betalingsperiode.

Hardware

3. Kan kassen køre på hardware, jeg selv vælger? Nogle systemer virker kun på leverandørens egen skærm. Så bliver et skift af system også et skift af alt udstyr. Smaqlys kasse kører i browseren, så den kan bruge en iPad, en Android-tablet, en Mac eller en Windows-pc. Til alt-i-én-kasser med indbygget printer findes en Android-app, der forbinder printeren og kasseskuffen. Se udstyret på siden om hardware til kassen.

4. Hvilke printere virker, og kan bonnerne fordeles på stationer? Spørg, om systemet bruger almindelige ESC/POS-bonprintere, om printeren i køkkenet kan køre over netværket, og om grillen kan få sine bonner og baren sine. Smaqly skriver ud på ESC/POS- og netværksprintere, og hver station får sin egen bon med netop sine varer.

Betaling og kortterminal

5. Er kortterminalen integreret med kassen? Hvis ikke, skal beløbet tastes to gange, og et afvist kort kan slippe forbi i travlheden. Med Smaqlys integrerede terminal sendes beløbet fra kassen, kassen viser selv, om kortet blev godkendt eller afvist, en betaling kan annulleres fra kassen, og en refusion sker fra den ordre, den hører til. Den integrerede terminal kræver, at betalingsaftalen er oprettet i Smaqly. Vil du beholde din egen terminal, kan du det, men så taster du beløbet selv og registrerer salget som kort i kassen. Læs mere om kassesystem med kortterminal.

Spørg samtidig, hvad kortbetalingen i butikken koster pr. transaktion eller i procent, og regn det om til kroner ved din egen omsætning. Det gælder også, når du spørger os.

6. Hvilke betalingsformer kan kassen tage imod? Kort, kontanter og MobilePay er det mindste. Spørg også, om en regning kan deles mellem flere betalingsformer, og hvor drikkepengene lægges til. I Smaqly kan en regning deles mellem kort, kontanter og MobilePay, og drikkepenge lægges til i kassen, før beløbet sendes til terminalen. MobilePay i kassen er en registrering: gæsten betaler til restaurantens egen MobilePay, og personalet registrerer betalingen. Det kræver restaurantens eget MobilePay-butiksnummer.

Lovkrav

7. Lever kassen op til kravene til digital salgsregistrering? Skatteforvaltningen skriver, at virksomheder inden for visse brancher fra 1. januar 2024 skal benytte et digitalt salgsregistreringssystem. Restauranter, caféer, pizzeriaer og grillbarer er blandt de brancher, styrelsen nævner, og styrelsen bruger SAF-T som filformat, når data fra kassen skal indrapporteres. Læs selv Skatteforvaltningens side om digital salgsregistrering.

Læg mærke til én ting på samme side: Skattestyrelsen godkender ikke de digitale salgsregistreringssystemer. Et tilbud, der lover en godkendelse fra myndighederne, skal du derfor spørge ind til. Spørg i stedet, hvordan kassen laver X- og Z-rapporter, hvordan journalen sikres mod ændringer, og hvordan du trækker en SAF-T-fil. I Smaqly laver kassen X-rapporter og en Z-rapport ved lukning med kasseoptælling og difference, dagen fryses i en dagsrapport, og SAF-T-filen kan hentes til hver Z-rapport. Reglerne gennemgår vi i guiden om krav til kassesystem i restauranter, og hvad rapporterne og filen bruges til, står i Z-rapport og X-rapport og SAF-T-fil fra kassesystemet.

Drift: borde, delt regning og bonner

8. Kan den klare borde, åbne regninger og delt regning? En restaurant med borde har brug for en bordplan, hvor regningen står åben hele aftenen og kan deles, når gæsterne vil betale hver for sig. I Smaqly står regningen på bordet eller på et navn, og den kan deles pr. vare eller pr. beløb. Har du bordbooking slået til, kan kassen vise aftenens reservationer, og et ledigt bord vises som reserveret, når en booking nærmer sig.

9. Hvad sker der, når internettet forsvinder? Alle skybaserede kasser har brug for nettet, så spørgsmålet er, hvad der virker uden. Få et præcist svar. I Smaqly dækker offline-sikringen korte udfald: kontantsalg til gæster, der spiser i huset, gemmes på enheden og sendes, når nettet er tilbage. Køkkenet får ikke ordren automatisk imens, så den skal gives videre i hånden. Kortbetaling, delte regninger og salg på en kunde kræver forbindelse.

10. Deler kassen menu og kunder med online bestilling? Hvis ikke, har du to menuer. To menuer betyder, at den ene altid er forkert. I Smaqly bruger kassen og bestillingssiden samme menu og samme kundekartotek. Du kan give en ret en anden pris i kassen end online, hvis du vil, men det er et valg, ikke noget du skal huske. Tager du telefonordrer, slår kassen kunden op på telefonnummeret, mens du taler.

Data og exit

11. Kan jeg få mine data ud, og i hvilket format? Salg, kunder og menu er dine, men det hjælper kun, hvis du kan få dem ud i en form, et andet system kan læse. I Smaqly kan du hente kundekartoteket som CSV, momsrapporten som CSV og en SAF-T-fil pr. Z-rapport, og ejeren kan hente en samlet eksport af restaurantens data.

12. Hvem ejer data, og hvad sker der med dem, når jeg stopper? Få skriftligt, hvad leverandøren må bruge dine data og dine gæsters data til, og hvor længe de gemmes efter opsigelse. Hent selv en fuld eksport, før du skifter, også selvom leverandøren lover at gøre det for dig.

Regnestykket: hvad koster kassen om måneden?

Når du har svarene, kan du lægge dem sammen. Formlen er den samme, uanset hvilken leverandør du regner på. Det er kun tallene, der skifter.

Med Smaqlys priser ser posterne sådan ud, alle ekskl. moms. Kasse Fast koster 499 kr. inkl. 1 kasse (hver ekstra kasse 199 kr.) om måneden. På Kasse Flex er den faste pris 0 kr., og Smaqly får i stedet 0,46 % af kortbetalinger i kassen til Smaqly — Kasse Fast kan betale sig over ca. 110.000 kr. om måneden i kortsalg i kassen. Bordbooking er et modul til 199 kr. om måneden, og en selvbetjeningsskærm koster 149 kr. om måneden pr. skærm. SMS ud over det inkluderede forbrug koster 0,45 kr. pr. besked-segment. Online bestilling har sin egen pris, som afhænger af, hvor meget du sælger online. Den står på prissiden, og regnestykket står i guiden om hvad et bestillingssystem koster.

Tabellen viser tre opdigtede eksempler med én kasse på Kasse Fast. Betalingsgebyret på kortbetalinger i butikken, SMS og hardware er ikke med, fordi de afhænger af, hvor meget dine gæster betaler med kort, og hvilket udstyr du vælger. Online bestilling er heller ikke med.

Caféen med én kasse betaler 499 kr. om måneden. Sætter den en selvbetjeningsskærm op ved siden af, bliver det 648 kr.. Restauranten med bordbooking lander på 698 kr.. Læg betalingsgebyret på kortbetalinger i butikken oveni, læg online bestilling til, hvis du har takeaway, og regn hardwaren ud pr. måned. Så har du et tal, du kan holde op mod andre tilbud. Flere detaljer om kassens pris står på siden kassesystem pris.

Fire faldgruber, der først viser sig efter underskriften

Hardware, der kun virker med ét system. Det ser billigt ud, når skærmen følger med aftalen. Men vil du skifte system, skal du også skifte udstyr, og så er det svært at komme videre. Spørg, om kassen kører på hardware, du kan købe i en almindelig butik, og om printeren er en almindelig bonprinter.

To menuer. Har kassen og bestillingssiden hver sin menu, skal hver prisændring og hver udsolgt ret rettes to steder. Det glemmes en travl dag, og så sælger nettet noget, køkkenet ikke har.

Den gratis kasse. En kasse uden månedspris tjener sine penge et andet sted: i kortgebyret, i hardwaren eller i en lang binding. Det gælder også hos os: på Kasse Flex tager Smaqly en procent af kortbetalingerne i stedet for en fast pris. Det kan være en god aftale, men kun hvis du regner det hele med.

Kortgebyret, ingen spurgte om. Månedsprisen er let at sammenligne, kortgebyret er ikke. Spørg altid om satsen for kortbetalinger i butikken, og regn den om til kroner ved din egen omsætning.

Det kan Smaqlys kasse ikke

Et ærligt svar er mere værd end en lang liste. Her er de begrænsninger, du skal kende, før du vælger Smaqly.

• MobilePay i kassen er en registrering. En MobilePay-betaling direkte gennem terminalen findes ikke i dag.
• Den integrerede kortterminal kræver betalingsaftalen i Smaqly, og der er én integreret terminalløsning. Har du en anden terminal, registrerer du kortbetalingen i hånden.
• Uden internet kan kassen kun tage kontantsalg til gæster i huset, og køkkenet får ikke ordren automatisk, før nettet er tilbage.
• Ordrer fra madplatforme lander ikke i Smaqly.
• Drikkepenge lægges til i kassen. Terminalen spørger ikke selv gæsten om drikkepenge.

Sådan skifter du kassesystem uden at lukke

Har du valgt, er det rækkefølgen, der afgør, om skiftet går stille af. De fleste problemer opstår, fordi noget bliver gjort i sidste øjeblik.

1. Hent dine data fra det gamle system

   Træk Z-rapporter, SAF-T-filer, kundeliste og menu ud, mens du stadig har adgang. Gør det før opsigelsen, ikke efter.

2. Få menuen ind

   I Smaqly kan du taste menuen ind eller importere den fra tekst, en PDF eller et link. Gå den igennem bagefter, især tilvalg, priser og moms.

3. Sæt printere og stationer op

   Send en prøvebon til hver station, og tjek, at grillen, baren og køkkenet får hver deres.

4. Lav en prøveaften

   Slå bordregninger, delte regninger, kort, kontanter og en kasseopgørelse igennem, før de første gæster kommer.

5. Skift på en stille dag

   Vælg en dag med få gæster, og hav det gamle system ved hånden den første uge, hvis du får brug for at slå noget op.

Næste skridt

Tag de 12 spørgsmål med til hver leverandør, også til os. Vil du se, hvordan svarene ser ud i Smaqly, så læs om Smaqlys kassesystem til restauranter, se priserne på kassesystem pris, eller book en demo og få kassen vist på din egen menu. Har du også takeaway, står resten af kæden i guiden til online bestillingssystemer.