Krav til kassesystem i restauranter og caféer: det siger reglerne

Driver du en restaurant, en café, et pizzeria eller en bar med en årlig omsætning under 10 mio. kr., skal du bruge et digitalt kassesystem, der lever op til en række krav i momsbekendtgørelsen. Kravene har gældt siden 1. januar 2024. Skattestyrelsen godkender ikke kassesystemer, så det er dig som ejer, der står med ansvaret for, at systemet kan det, reglerne kræver.

Her er reglerne forklaret i almindeligt dansk: hvem der er omfattet, hvad de 15 tekniske krav betyder i praksis, hvad der sker ved en kontrol, og hvad du skal spørge om, før du vælger kassesystem til restaurant. Alle regler er hentet direkte fra Skattestyrelsen og momsbekendtgørelsen, og vi linker til kilderne undervejs.

Hvem er omfattet af kravet?

Kravet gælder virksomheder, der har en årlig omsætning på under 10 mio. kr. og driver en af fire slags forretning. Skattestyrelsen beskriver dem sådan: caféer, værtshuse, diskoteker mv., pizzeriaer, grillbarer, isbarer mv., købmænd og døgnkiosker samt restauranter.

Siden 1. januar 2025 står brancherne som branchekoder i momsbekendtgørelsens § 65. Det ændrede ikke, hvem der er omfattet, skriver Skattestyrelsen. For mad og drikke er det de fem koder herunder. Kiosker og købmænd (47.11.10 og 47.11.20) er også med, dog ikke dør-til-dør-salg, internethandel og supermarkeder.

Omsætter du for 10 mio. kr. eller mere om året, er du ikke omfattet af branchekravet. Skatteforvaltningen har dog siden 1. juli 2021 kunnet give en enkelt virksomhed påbud om at bruge et digitalt salgsregistreringssystem, fx hvis registreringen af salget er utilstrækkelig. Og der gives ingen dispensation: hverken momsloven eller momsbekendtgørelsen åbner for det, skriver Skattestyrelsen.

De 15 tekniske krav, oversat til hverdag

Selve kravene står i momsbekendtgørelsens § 64, og Skattestyrelsen har samlet dem i en tjekliste med 15 tekniske krav. Kan du svare ja til dem alle, og kan systemet registrere de rigtige typer salg, lever det op til lovkravene, skriver Skattestyrelsen. Tabellen gengiver de 15 punkter med vores egne ord.

To detaljer overser mange. Den første er kasseskuffen: Skattestyrelsen skriver, at en skuffe, der kan åbnes med en nøgle uden om systemet, ikke er nok, medmindre åbningen stadig registreres automatisk i journalen. Den anden er, hvor journalen ligger. Opbevares den hos en tredjemand, fx hos leverandøren, gælder kravene også dér.

Alt salg skal ind: kontant, kort og online

Ud over de 15 punkter stiller Skattestyrelsen krav til, hvilke salg der skal i systemet. Kort, MobilePay og andre digitale betalinger skal være koblet til kassen, så de registreres automatisk. Kontanter skal også registreres, og det er et lovkrav, at du tager imod dem.

Onlinesalg tæller med. Salg via restaurantens egen hjemmeside og via onlineportaler skal registreres i salgsregistreringssystemet ligesom salg i forretningen. Er gæsten betalt direkte til portalen, registreres det som betalingsmetode, på samme måde som en kontant betaling.

Har du flere kasser, skal systemet kunne lave én samlet journal for dem alle, hvor man kan skelne de enkelte kasser fra hinanden. Det gælder også, hvis du har flere p-numre. Salg fra en bestillingsside, der ikke går gennem en fysisk kasse, må gerne registreres på en virtuel kasse, så længe den har sit eget entydige nummer.

Gem data i mindst fem år

Data fra kassesystemet skal være tilgængelige i mindst fem år fra udløbet af det regnskabsår, de hører til. Der er ikke krav til, hvordan de opbevares, bare de kan findes frem. Skifter du leverandør, er det dit ansvar at have adgang til SAF-T-filen fra den gamle, medmindre I har aftalt, at leverandøren opbevarer den. Det kommer vi tilbage til længere nede.

SKAT godkender ikke kassesystemer

Der findes ingen liste over godkendte systemer, og du skal ikke registrere dit kassesystem hos Skattestyrelsen. Skattestyrelsen har oven i købet gjort opmærksom på, at nogle leverandører på deres hjemmeside kalder deres system godkendt, og at det ikke er korrekt.

Der findes to ting, som ligner en godkendelse, men ikke er det. Skattestyrelsen stiller et verifikationsscript til rådighed, som leverandører kan teste SAF-T-filens opbygning med. Og en leverandør kan få en revisor til at lave en ISAE 3000-erklæring om, at systemet opfylder kravene. Skattestyrelsen skriver selv på siden for leverandører, at ingen af delene er en godkendelse.

Konklusionen er enkel, og Skattestyrelsen siger den ligeud: Det er dit eget ansvar, at kassesystemet lever op til kravene. Er du i tvivl om dit nuværende system, skal du spørge din leverandør.

Hvad sker der ved en kontrol?

Skattestyrelsen kan komme på kontrolbesøg. Opfylder kassesystemet ikke kravene, kan du få en bøde, og beløbet stiger med 10.000 kr. for hver kontrol, hvor kravene ikke er opfyldt.

Derudover kan virksomheden få dagbøder på mindst 1.000 kr. pr. dag, indtil kassesystemet opfylder kravene. Taksterne står på Skattestyrelsens side om kravene.

Skal kassesystemet være på internettet?

Ikke efter reglerne. Skattestyrelsen skriver, at der ikke er et specifikt krav om internetforbindelse. Men kort- og mobilbetalinger skal registreres i kassen, og det kan kræve, at der er forbindelse. Signeringen af data kan også kræve det, afhængigt af hvordan leverandøren har løst den.

Spørg derfor ikke kun, om kassen virker uden net. Spørg, hvad der virker, og hvad der sker med salget, når forbindelsen er tilbage.

10 spørgsmål til din leverandør

Skattestyrelsen beder dig selv om at spørge din nuværende eller nye leverandør om systemets tekniske specifikationer. Her er de ti spørgsmål, vi ville stille:

1. Kan I vise, hvordan kassen dækker hvert af de 15 punkter i Skattestyrelsens tjekliste?
2. Har I en ISAE 3000-erklæring fra en revisor, og må jeg læse den?
3. Hvem signerer journalen, og med hvilket certifikat?
4. Kan jeg selv trække en SAF-T-fil for en valgfri periode, eller skal jeg bede jer om den?
5. Registreres kort- og mobilbetalinger automatisk i kassen, eller taster personalet dem?
6. Kommer bestillinger fra min egen hjemmeside med i den samme journal?
7. Hvad sker der med salget, hvis internettet forsvinder midt i en travl aften?
8. Kan salg og totaler opgøres pr. medarbejder?
9. Hvor opbevares data, og hvad sker der med dem, hvis jeg stopper hos jer?
10. Hvad koster det at få data og SAF-T-filer udleveret, når jeg skifter?

Når du skifter kassesystem

Den gamle kasse er nem at glemme, når den nye står på disken. Men Skattestyrelsen kan bede om data for en periode, hvor du brugte den gamle leverandør. Derfor skal du sikre dig adgang til SAF-T-filen fra den tidligere leverandør. Har I ikke aftalt, at leverandøren opbevarer den, er det dit ansvar at gemme regnskabsmaterialet i fem år.

• Træk en SAF-T-fil for hele perioden med den gamle kasse, før aftalen slutter.
• Gem de sidste Z-rapporter og kasseafstemninger sammen med filen.
• Aftal på skrift, hvem der opbevarer data, og hvordan du får dem udleveret.

Hvad filen indeholder, og hvordan du bruger den, står i guiden til SAF-T-filen fra dit kassesystem.

Sådan gør Smaqlys kasse

Smaqlys kasse fås som Kasse Flex til 0 kr/md + 0,46 % af kortbetalinger i kassen til Smaqly eller Kasse Fast til 499 kr/md — begge inkl. 1 kasse. Tabellen viser, hvad den gør inden for de emner, reglerne handler om. Den beskriver funktionerne og siger ikke, at kassen dækker alle 15 punkter i netop din forretning: Skattestyrelsen godkender ikke kassesystemer, og ansvaret er dit.

Vil du vide, hvordan kassen passer til din forretning, så spørg os om de 15 punkter og få svarene på skrift. Det er det samme råd, vi giver om enhver leverandør. Se kassens funktioner i detaljer, læs om Z-rapporten og X-rapporten, eller se, hvad kassen koster.