SAF-T er det filformat, Skattestyrelsen bruger, når de vil se salget fra et digitalt kassesystem. Filen laves direkte fra kassens elektroniske journal og viser hver transaktion, hver Z-rapport og hver gang kasseskuffen blev åbnet. I hverdagen ligger den i baggrunden. Men den dag, myndighederne beder om den, skal den kunne laves for præcis den periode, de spørger til.
Her er, hvad filen er, hvem der beder om den, hvad der står i den, og hvad du skal huske, når du skifter leverandør. Er du ved at vælge et nyt kassesystem med SAF-T, er det også de ting, du skal spørge om.
Hvad er SAF-T?
SAF-T står for Standard Audit File – Tax. Det er en standard fra OECD, og Skatteforvaltningen har valgt den som filformat, når salgsdata fra digitale kassesystemer skal indrapporteres. Den danske udgave til kasser hedder SAF-T Cash Register og er en XML-fil: tekst, der er bygget til at blive læst af en maskine.
Kravet står i momsbekendtgørelsens § 64, stk. 1, nr. 3 og 4. Kassesystemet skal kunne producere en fil direkte fra den elektroniske journal i SAF-T-format. Og filen skal kunne udlæses på almindeligt tilgængelige elektroniske medier eller på anden vis overføres digitalt til myndighederne, når de forlanger det.
Hvem beder om filen?
Det gør myndighederne. Kravet handler om at kunne udlevere filen, når de forlanger det, og ifølge Skattestyrelsens tekniske beskrivelse skal kassen kunne lave én samlet og komplet journal for den periode, Skattestyrelsen beder om. Har du flere kasser, skal de alle være i den samme journal, så man kan se, hvilken kasse der gjorde hvad.
Transaktionerne i filen skal være signeret digitalt med et OCES-certifikat eller et tilsvarende certifikat efter EU's eIDAS-forordning. Certifikatet identificerer enten ejeren eller leverandøren af systemet, og det er den, der laver filen, der signerer. Formålet er, at en kontrol kan se, at data ikke er ændret.
SAF-T-filen er ikke noget, du sender løbende. Den skal kunne laves, når myndighederne beder om den. Til den daglige afstemning og bogføring er det dagens Z-rapport, du arbejder med.
Hvad står der i filen?
Skattestyrelsens tekniske beskrivelse deler filen op i fem dele. Tilsammen er de hele kassens historik for perioden.
| Del | Hvad der står |
|---|---|
| Filens hoved | Regnskabsåret, valutaen, hvornår filen er lavet, og hvilket program der har lavet den. Er det ikke virksomheden selv, der sender filen, står afsenderen her. |
| Virksomheden | CVR-nummer, navn og adresse, momskoder, medarbejdere og varer. |
| Sted og kasser | Forretningens adresse og hver kasse med sit eget id. |
| Hændelser | Det, der ikke er salg: fx når kassen startes, når personalet logger ind og ud, når skuffen åbnes og lukkes, og når der tages X- og Z-rapporter. |
| Transaktioner | Hvert salg med varelinjer, moms, rabatter og betalinger og den digitale signatur. |
Flere kasser, flere adresser og onlinesalg
Har du flere kasser, skal systemet kunne lave én samlet elektronisk journal med alle transaktionerne, hvor man kan skelne de enkelte kasser fra hinanden. Har virksomheden flere p-numre, skal journalen samle dem alle. Det skriver Skattestyrelsen i sine ofte stillede spørgsmål.
Onlinesalg skal også registreres, både salg via egen hjemmeside og via onlineportaler. Salg fra en bestillingsside, der ikke går gennem en fysisk kasse, må gerne registreres på en virtuel kasse. I filen står den så som en kasse for sig med sit eget id, og alle dens hændelser og transaktioner ligger under den.
Kan man teste filen?
Skattestyrelsen har lavet et verifikationsscript til leverandørernes udvikling. Det tjekker filens navn, struktur, certifikat og signatur. Men Skattestyrelsen skriver samtidig på siden for leverandører, at scriptet ikke kan anses for en godkendelse af de enkelte leverandørers systemer. Siger en leverandør, at filen »er godkendt«, så spørg, hvad der menes. Skattestyrelsen godkender ikke kassesystemer.
Når du skifter kassesystem: sikr filen fra den gamle
Her ligger den største fælde. Myndighederne kan bede om data for en periode, hvor du brugte en anden leverandør, og den nye kasse har ikke den gamle kasses journal. Skattestyrelsens svar i sine ofte stillede spørgsmål er klart: Har du skiftet leverandør, skal du sikre dig adgang til SAF-T-filen fra den tidligere leverandør. Har I ikke en aftale om, at leverandøren opbevarer filen, er det dit ansvar at opbevare regnskabsmaterialet i fem år.
Data skal være tilgængelige i mindst fem år fra udløbet af det regnskabsår, de hører til. Skifter du kasse i marts 2026, og følger dit regnskabsår kalenderåret, skal data fra januar til marts 2026 altså kunne findes frem til udgangen af 2031.
Træk filen, før aftalen slutter
Bed om eller træk en SAF-T-fil for hele perioden med den gamle kasse, mens du stadig er kunde.Tjek, at den dækker det hele
Se efter, at første og sidste dag passer, og at alle kasser er med.Gem den sikkert to steder
Fx på computeren i forretningen og i et sikkert onlinearkiv. Filen skal kunne findes frem i årevis.Få aftalen på skrift
Skal den gamle leverandør opbevare filen for dig, så få det på skrift, også hvordan og hvor hurtigt du kan få den udleveret.Læg Z-rapporterne ved
Gem de sidste Z-rapporter og kasseafstemninger sammen med filen.
Sådan trækker du SAF-T-filen i Smaqly
I Smaqlys kasse kan ejeren eller en leder selv danne filen. Du behøver ikke skrive til os først.
Åbn Kasseopgørelse
Gå til Kasseopgørelse i dashboardet. Siden hører til kassemodulet.Vælg perioden
Under »SAF-T-eksport til SKAT (periode)« vælger du en fra- og en til-dato. En eksport kan dække op til 366 dage, så en længere periode deles op, fx pr. regnskabsår.Generér og gem
Tryk »Generér + download«. Filen hentes som XML med navnet »SAF-T Cash Register« efterfulgt af CVR-nummeret og tidspunktet. Hver eksport registreres med, hvem der lavede den, og hvornår.
Der er også et SAF-T-link ud for hver af kassens Z-rapporter under »Tidligere Z-rapporter«. Filen bygges fra kassens journal, hvor salgsposterne er signeret digitalt, og hvor bestillinger fra restaurantens egen bestillingsside, QR-bestilling ved bordet, telefon og kiosk står sammen med kassens salg. Restaurantens CVR-nummer skal være udfyldt, før filen kan dannes.
Stopper du hos Smaqly, så træk filen for hele perioden, før abonnementet slutter. Smaqlys handelsbetingelser giver dig ret til at bede om en eksport af dine egne data frem til 30 dage efter ophør. Se mere om kassens funktioner.
Tre fejl, der er lette at undgå
- Kun én kasse er med. Har du flere kasser eller flere adresser, skal de alle være i den samlede journal. Tjek, at filen dækker dem alle.
- Onlinesalget mangler. Salg via egen hjemmeside og via portaler skal også registreres. Spørg, om bestillingssidens salg står i den samme journal som kassens.
- Den gamle leverandør er lukket ned. Uden en aftale om opbevaring er det dit ansvar at have filen. Hent den, mens du stadig har adgang.
Tjekliste: SAF-T og dit kassesystem
- Kan mit kassesystem lave en SAF-T-fil for en periode, jeg selv vælger?
- Ved jeg, hvem der laver og signerer filen, hvis myndighederne beder om den: mig eller leverandøren?
- Kommer salget fra min egen bestillingsside med i journalen?
- Har jeg SAF-T-filen fra min tidligere leverandør, og dækker den hele perioden?
- Ved jeg, hvor data opbevares, og at de kan findes frem i fem år efter regnskabsårets udløb?
De øvrige krav til kassen, fra Z-rapport til kasseskuffe, står i guiden til krav til kassesystem i restauranter.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en SAF-T-fil?
SAF-T står for Standard Audit File – Tax. Det er en OECD-standard, som Skatteforvaltningen har valgt som filformat for salgsdata fra digitale kassesystemer. Filen er en XML-fil, der laves direkte fra kassens elektroniske journal.
Skal jeg selv sende SAF-T-filen til Skattestyrelsen?
Kravet i momsbekendtgørelsen er, at kassesystemet kan lave filen og udlevere den til myndighederne, når de forlanger det. Det er ikke en fil, du sender løbende.
Hvor længe skal jeg gemme SAF-T-filen?
Data fra kassesystemet skal være tilgængelige i mindst fem år fra udløbet af det regnskabsår, de hører til.
Hvad gør jeg med SAF-T-filen, når jeg skifter kassesystem?
Sørg for at få adgang til SAF-T-filen fra den tidligere leverandør, helst ved at trække den, før aftalen slutter. Har I ikke aftalt, at leverandøren opbevarer den, er det dit ansvar at gemme regnskabsmaterialet i fem år.
Godkender Skattestyrelsen SAF-T-filen?
Nej. Skattestyrelsen godkender ikke kassesystemer. Den har et verifikationsscript, som tester filens navn, struktur, certifikat og signatur, men skriver selv, at scriptet ikke kan anses for en godkendelse.
