Z-rapport og X-rapport: hvad de er, og hvornår du bruger dem

En Z-rapport er kassens opgørelse over omsætningen siden sidste Z-rapport. Når den er dannet, nulstilles salgstællerne, og en ny periode begynder. En X-rapport viser tallene undervejs uden at nulstille noget. Det er forskellen kort fortalt, og begge dele skal et kassesystem med Z-rapport kunne lave, hvis din restaurant er omfattet af kravet om digital salgsregistrering.

Her er de to rapporter forklaret: hvad der adskiller dem, hvad der står på en Z-rapport, hvad reglerne siger, og hvordan du lukker dagen, så tallene holder, når bogholderen spørger.

Forskellen på X og Z

Tænk på X-rapporten som et kig i kassen og Z-rapporten som at lukke den. Begge viser omsætningen siden sidste Z-rapport. Forskellen er, hvad der sker bagefter.

Kilden til tabellen er Skattestyrelsens tekniske beskrivelse af det filformat, kassens journal skal kunne udlæses i. Den beskriver Z-rapporten som den afsluttende rapport, som regel ved slutningen af en dag eller en vagt, der nulstiller tælleren og markerer afslutningen på en regnskabsperiode. X-rapporten dækker samme periode, men nulstiller ikke.

Hvad bruger du X-rapporten til?

X-rapporten er kassens mellemregning. Fordi den ikke nulstiller noget, kan du tage den så tit, du vil, uden at røre ved dagens Z-rapport. Den er nyttig, når:

• en vagt afleverer kassen til den næste, og I vil tælle op sammen,
• du vil tjekke midt på dagen, at kortsalget i kassen følger terminalen,
• du vil se, hvordan dagen går, før aftenens travlhed, og
• du skal til at tælle kassen op og vil have kassens tal at sammenligne med.

Flere kasser i samme restaurant

I det format, kassens journal udlæses i, hører hver Z-rapport til en bestemt kasse og bærer kassens id. Samtidig skal systemet kunne lave én samlet journal for alle kasserne, hvor man kan se, hvilken kasse der gjorde hvad, skriver Skattestyrelsen.

Bruger flere medarbejdere den samme kasse, skal salg og totaler kunne opgøres for hver sælger, også pr. betalingsmiddel. Det er nyttigt ved optællingen: Så kan I se, hvem der tog imod hvad.

Det siger reglerne

Kravet står i momsbekendtgørelsens § 64, stk. 1, nr. 5 og 6. Det gælder de restauranter, caféer, pizzeriaer, barer og andre, der skal bruge et digitalt salgsregistreringssystem. Ordlyden er:

Samme paragraf siger i stk. 2, at systemet ikke må indeholde funktioner, der gør det muligt at tilføje, redigere eller slette oplysninger. Det har en vigtig følge: En Z-rapport kan ikke laves om bagefter. En fejl rettes med en ny registrering, fx en returnering, som så står i journalen.

Er du i tvivl om, hvorvidt din restaurant er omfattet, så læs guiden til krav til kassesystem i restauranter.

Det står på en Z-rapport

Når Z-rapporten gemmes i kassens journal, skal den ifølge Skattestyrelsens tekniske beskrivelse indeholde langt mere end omsætningen. Det er blandt andet:

• Rapportens nummer, dato og klokkeslæt, virksomhedens CVR-nummer og navn og kassens id.
• Det samlede salg og salget fordelt på varegrupper.
• Salget fordelt på betalingsmidler, fx kontant, kort og mobilbetaling.
• Momsen fordelt på satser og det momsfri salg.
• Byttepengene, kassen startede med.
• Antal kassebonner, kopibonner og foreløbige bonner.
• Antal gange kasseskuffen er åbnet.
• Returneringer, rabatter og afbrudte salg, med antal og beløb.
• Rettelser af linjer og salg slået ind i oplæringstilstand.
• Løbende totaler for salg, returneringer og netto.

Drikkepenge kan også stå på rapporten, og bruges kassen af flere sælgere, skal tallene kunne deles op pr. medarbejder. Det, du ikke finder i formatets Z-rapport, er en kassedifference. Den kommer fra din egen optælling, og derfor er rækkefølgen i næste afsnit vigtig.

Sådan lukker du dagen, trin for trin

Rækkefølgen herunder er god praksis, ikke et lovkrav. Pointen er at finde fejlene, før perioden lukkes.

1. Tag en X-rapport

   Så har du kassens tal for kontant, kort og mobilbetaling foran dig, mens du tæller. Den nulstiller ingenting.

2. Tæl kassen

   Tæl sedler og mønter, og træk de byttepenge fra, som skuffen startede med. Resten skal passe med kassens kontantsalg minus det, der er taget ud af kassen i løbet af dagen.

3. Afstem kort mod terminalen

   Sammenlign kassens kortsalg med terminalens opgørelse for samme periode. Er terminalen koblet til kassen, bør de to tal være ens.

4. Skriv en eventuel difference ned

   Passer kontanterne ikke, så notér forskellen og en forklaring, mens dagen stadig er frisk i hukommelsen.

5. Tag Z-rapporten

   Nu lukker du perioden. Rapporten registreres i journalen, tællerne nulstilles, og rapporten får sit fortløbende nummer.

6. Gem og send videre

   Læg Z-rapporten sammen med optællingen og terminalens opgørelse, og send dem til den, der fører dit regnskab.

Det vil bogholderen have

Aftal med din bogholder eller revisor, hvad du skal sende, for det varierer. Et godt udgangspunkt for hver dag er:

• Dagens Z-rapport.
• Terminalens opgørelse for samme dag.
• Optællingen af kassen med en eventuel difference og forklaringen.
• Bilag for penge taget ud af kassen, fx et indkøb betalt kontant.

Regnskabsmateriale skal gemmes i fem år, så smid ikke Z-rapporterne ud, når måneden er bogført. Skifter du kassesystem, så sørg for at få data med fra det gamle. Det står der mere om i guiden til SAF-T-filen fra dit kassesystem.

Fem almindelige fejl

1. Z i stedet for X. Vil du bare se tallene, så tag en X-rapport. En Z-rapport lukker perioden.
2. Optælling dagen efter. Så er det svært at forklare en difference. Tæl, før du tager Z-rapporten.
3. Kort afstemt mod banken. Udbetalingen på kontoen kan dække flere dage og være trukket for gebyrer. Afstem mod terminalens opgørelse.
4. Rettelser bagefter. En Z-rapport kan ikke ændres. En fejl rettes med en ny registrering.
5. Bonnerne smidt ud for tidligt. Regnskabsmateriale skal gemmes i fem år.

Sådan gør Smaqly

I Smaqly er der to slags Z-rapport: kassens, som du laver, når du lukker kassen, og dagens, som Smaqly fryser for hele restauranten. X-rapporten og kassens Z-rapport ligger under Kasseopgørelse i dashboardet, og dagens Z-rapport ligger under Rapporter.

X-rapporten. Knappen »Udskriv X-rapport« printer en midtvejsopgørelse på bonprinteren og gemmer den i journalen. Den nulstiller intet. Den viser blandt andet antal salg, omsætning, moms, kontant, kort og MobilePay hver for sig, byttepenge, ind- og udbetalinger, hvad der burde ligge i skuffen, de første og sidste bonnumre og salget pr. sælger.

Kassens Z-rapport. Når du trykker »Luk kasse + generér Z-rapport«, taster du de optalte kontanter. Kassen regner ud, hvad der burde ligge i skuffen, og gemmer differencen på Z-rapporten, som får et fortløbende nummer og ikke kan ændres bagefter. Kassen lukkes for hele restauranten, også på de andre terminaler. Rapporterne står under »Tidligere Z-rapporter«, hver med et link til en SAF-T-fil.

Dagens Z-rapport. Tidligt hver morgen fryser Smaqly gårsdagens Z-rapport for hele restauranten, også med salget fra restaurantens egen bestillingsside. Den får sit eget fortløbende nummer, kan ikke ændres og kan printes fra Rapporter. Den viser blandt andet omsætning, moms, drikkepenge, betalingsfordeling og rabatter.

Kassen er et modul til Smaqly. Se kassens funktioner, eller læs, hvilke andre krav et digitalt kassesystem skal leve op til, i guiden til krav til kassesystem i restauranter.