Et bookingsystem til restaurant ser enkelt ud udefra: gæsten vælger dag, tid og antal, og så står der et navn i kalenderen. Det svære er det, gæsten ikke ser. Hvor mange borde er ledige klokken 19, når et selskab på seks sidder til klokken 20.30? Hvad sker der med bordet, hvis gæsterne ikke kommer? Og hvorfor står bookingen ikke i kassen, når tjeneren skal åbne regningen?
Her er de ni ting, der adskiller et godt bookingsystem fra en elektronisk kalender, og de spørgsmål, du skal stille, før du vælger. Under hvert punkt står, hvordan Smaqlys bookingsystem til restauranter løser det, også dér, hvor det ikke kan alt.
1. Kapacitet: borde eller pladser
Kapaciteten er hjertet i et bookingsystem. Et system, der kun tæller gæster, ved ikke, om der er et bord, der passer til selskabet. Et system, der kun tæller borde, kan fylde køkkenet med ti ankomster på samme kvarter. Spørg derfor, hvordan systemet regner, og hvor længe det går ud fra, at et bord er optaget.
I Smaqly vælger du mellem at styre efter borde eller efter pladser. Efter borde tjekker systemet, om der er et ledigt bord, der er stort nok. Efter pladser tæller det, hvor mange gæster der sidder på samme tid. Du sætter, hvor længe et bord er optaget, vendetid mellem to bookinger, interval mellem tiderne, mindste varsel og hvor langt frem gæsterne kan booke. Du kan også begrænse antallet af ankomster pr. tidsrum, så køkkenet ikke får alle bonnerne på én gang. Ét forbehold: Tiden ved bordet er den samme for alle selskaber. Den kan rettes på den enkelte booking, men ikke sættes efter selskabsstørrelse.
2. Tidsrum, åbningstider og lukkedage
Gæsterne skal kun kunne booke, når I faktisk har åbent og kan nå det. Spørg, om åbningstiderne kan deles i flere vinduer, fx frokost og aften, og om særlige dage og ferie kan lægges ind på forhånd.
I Smaqly sætter du åbningstider pr. ugedag med flere vinduer, særlige åbningstider og lukkedage. Ferie lukker automatisk for booking, og en onlinebooking skal være slut, før I lukker. Vil du have luft til stamgæster og telefonen, kan du holde en del af kapaciteten tilbage, så den kun kan bookes af personalet.
3. Bordplanen
Bookinger hører hjemme på en bordplan, ikke kun i en liste. Så kan du se, hvor der er plads, og flytte et selskab, før det bliver et problem. Spørg, om borde kan lægges sammen, og om bordplanen er den samme, som kassen bruger.
I Smaqly bruger bookingen de samme borde som kassens bordplan. Et bord med en åben regning i kassen kan derfor ikke bookes oveni. Bordplanen har en tidslinje, så du kan se aftenen time for time. Borde kan lægges sammen, og systemet kan foreslå bordgrupper ud fra bordplanen, som du så godkender. Vil du, kan gæsten selv vælge bord, når hun booker.
4. Walk-ins og venteliste
De gæster, der kommer ind fra gaden, skal tælle med. Ellers sælger systemet et bord, der allerede er optaget. Og når I er fuldt booket, er en venteliste bedre end et nej.
I Smaqly registrerer du en walk-in på reservationssiden eller i kassen, som spørger om antal gæster, når et bord åbnes. Er der fuldt booket, kan gæsten skrive sig på ventelisten med ønsket tid og antal. Bliver der plads, sender du et tilbud fra ventelisten. Du kan også lade systemet sende tilbuddet selv og holde bordet i et tidsrum, du vælger.
5. Bekræftelse og påmindelser
En god bekræftelse gør to ting: den fortæller gæsten, at bordet er hendes, og den gør det let at melde afbud. Spørg, hvilke beskeder der sendes, hvornår, og i hvis navn.
I Smaqly får gæsten en bekræftelse på mail med et link til at aflyse og en kalenderfil. Påmindelsen sendes om morgenen på selve dagen, på et klokkeslæt du vælger mellem 5 og 12. Starter bookingen før det klokkeslæt, kommer påmindelsen dagen før. Beskederne sendes i restaurantens navn. SMS kan slås til og koster 0,45 kr. pr. besked-segment ud over det inkluderede forbrug. Forbrug ud over det kræver en betalingsaftale.
6. No-shows
Intet system fjerner no-shows. Men flere værktøjer gør dem sjældnere eller billigere, og det er værd at vide, hvilke systemet har, før du vælger.
- Nem afbestilling. Gør det let at melde afbud, så du hellere får bordet tilbage i tide end et tomt bord. I Smaqly står afbudslinket i bekræftelsen, og du kan lade gæsten ændre tid og antal selv.
- Genbekræftelse. Smaqly kan bede gæsten bekræfte bookingen mellem 3 og 72 timer før, og hvis du vil, aflyse den, når hun ikke svarer.
- Depositum. Du vælger beløb pr. person eller pr. booking, fra hvilken selskabsstørrelse, og hvor længe før gæsten kan melde gratis afbud. Ved no-show beholder du depositummet, og når gæsten kommer, trækkes det fra regningen. Pengene går til jeres egen betalingskonto, så det kræver en betalingsaftale.
- Manuel godkendelse. Du kan vælge at godkende onlinebookinger selv. En anmodning, der ikke er besvaret to timer før, afvises automatisk.
- Overblik. Udebliver en gæst, markerer du bookingen som no-show, og antallet af udeblivelser vises, næste gang du slår gæsten op på telefonnummeret.
Der er ingen kortgaranti, hvor et beløb blot reserveres på gæstens kort, intet særskilt no-show-gebyr og ingen sortliste. Depositummet trækkes ved bookingen og refunderes ved rettidigt afbud.
7. Sammenhængen med kassen
Når bookingsystemet og kassen ikke taler sammen, skal tjeneren slå op to steder, og et depositum skal trækkes fra regningen i hånden. Spørg, om reservationerne kan ses i kassen.
I Smaqly viser kassen dagens reservationer og de næste 24 timer, og et ledigt bord vises som reserveret, når en booking nærmer sig. Med ét tryk sætter du gæsten og åbner bordets regning, og et depositum trækkes fra, når regningen betales. Det kræver Smaqlys kasse. Vil du vide mere om valget af kasse, så læs guiden vælg kassesystem til restaurant.
8. Prisen
Bookingsystemer tager betaling på tre måder: et fast beløb om måneden, et gebyr pr. booking eller pr. gæst, eller en blanding. Et gebyr pr. gæst lyder småt, men vokser med hver fuld aften. Spørg også, hvad SMS koster, og om der er binding.
| Løsning | Pris | Til hvem |
|---|---|---|
| Smaqly Booking | 299 kr. pr. md., eller 239 kr. pr. md. ved årlig betaling forud | Restauranter, der vil have hjemmeside og bordbooking uden takeaway og kasse. |
| Bordbooking som modul | 199 kr. pr. md. | Restauranter, der også bruger Smaqlys kasse eller online bestilling. |
| Booking Enterprise | Fra 1.999 kr. pr. md. | Kæder med flere restauranter under én aftale. |
Der er intet gebyr pr. booking, og der er ingen binding ved månedlig betaling. Betaler du årligt, betaler du 12 måneder forud. Se mere på siden om bordbooking i Smaqly.
9. Skiftet fra dit nuværende system
Det sværeste ved at skifte bookingsystem er de bookinger, der allerede ligger i det gamle. Spørg, om de kan flyttes, og hvordan bookingen kommer ind på din hjemmeside, din Google-profil og dine sociale medier.
Smaqly kan ikke importere bookinger fra et andet system. Kommende reservationer skal oprettes i Smaqly, så vælg et tidspunkt med få bookinger frem i tiden, og kør de to systemer side om side, til de gamle bookinger er afviklet. Har du allerede en hjemmeside, kan bookingen bygges ind på den som en indlejret boks eller en knap, og til WordPress findes en kortkode. Linket til bookingsiden sætter du selv ind i din Google-virksomhedsprofil, på Facebook og på Instagram. Vil du kun have bordbooking, kan siden sættes op uden takeaway og kasse. Bookingsiden findes på dansk og engelsk, og gæsten kan skrive allergier, barnestol eller anledning i et kommentarfelt.
Stil de ni spørgsmål skriftligt: Hvordan regnes kapaciteten? Kan åbningstiderne deles? Er bordplanen den samme som kassens? Tæller walk-ins med? Hvilke beskeder sendes, og i hvis navn? Hvilke værktøjer findes mod no-shows? Kan bookingerne ses i kassen? Hvad koster det i alt? Og hvordan kommer de kommende bookinger med?
Vil du se, hvordan det ser ud i praksis, så prøv demoen på siden om Smaqlys bookingsystem til restauranter, eller book en demo og få det vist på din egen bordplan.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad skal et bookingsystem til en restaurant kunne?
Det skal styre kapaciteten efter borde eller pladser, vise bookingerne på en bordplan, kunne tage walk-ins og venteliste, sende bekræftelse og påmindelse, give dig værktøjer mod no-shows og helst hænge sammen med kassen.
Hvad koster et bookingsystem til en restaurant?
Hos Smaqly koster pakken med hjemmeside og bordbooking 299 kr. om måneden, eller 239 kr. om måneden ved årlig betaling forud. Har du Smaqlys kasse, koster bordbooking 199 kr. om måneden som modul. Der er intet gebyr pr. booking.
Hvordan undgår man no-shows i en restaurant?
Med en bekræftelse, der gør det let at melde afbud, en påmindelse på dagen, eventuelt en genbekræftelse, og et depositum for de bookinger, hvor et tomt bord koster mest. I Smaqly kan alle fire slås til.
Kan gæsterne booke bord fra Google og Instagram?
Ja, hvis du sætter linket til din bookingside ind i din Google-virksomhedsprofil og på Instagram. I Smaqly kopierer du linket i bookingindstillingerne. Har du allerede en hjemmeside, kan bookingen også bygges ind på den.
Kan jeg flytte mine bookinger fra mit nuværende system?
I Smaqly findes der ingen import af eksisterende bookinger. Kommende reservationer skal oprettes i det nye system, så planlæg skiftet til en periode med få bookinger frem i tiden.
Kan jeg se bookingerne i kassen?
I Smaqly ja. Kassen viser dagens reservationer, du kan sætte gæsten og åbne bordets regning i ét tryk, og et eventuelt depositum trækkes fra regningen.
