1. Bestem, hvad gæsten køber
Start med billettypen. Til en spisning er billetten typisk en menu: "Menu med te", "Menu med øl", "Vegetar". Hver type får sin egen pris, og prisen er inklusive moms. Sæt også et loft over, hvor mange billetter én gæst kan købe ad gangen. Ellers kan én person købe halvdelen af salen.
Skriv kort, hvad der er inkluderet, og om der er noget gæsten skal vide før købet: aldersgrænse, dresscode eller at drikkevarer købes på stedet.
2. Sæt kapaciteten, så du aldrig sælger for mange
Oversalg er den fejl, der koster mest goodwill. Den opstår, når to gæster køber den sidste plads på samme tid, eller når en gæst står på betalingssiden, mens en anden køber pladsen.
- Kapacitet pr. billettype: fx 100 vegetarmenuer, fordi køkkenet kun har råvarer til det.
- Reservation under betaling: pladsen holdes, mens gæsten betaler, og frigives igen, hvis betalingen ikke gennemføres.
- Ét sted afgør det: kapaciteten skal tjekkes der, hvor købet gemmes, ikke kun i gæstens browser. Så kan to samtidige køb ikke snyde systemet.
3. Del dagen op i tidsrum, hvis køkkenet har et loft
Mange events er ikke ét tidspunkt, men en hel dag. Kan køkkenet levere til 150 gæster i timen, skal salget kende det tal. Del eventet op i tidsrum med et fælles loft på tværs af menuerne, og lad gæsten vælge tidsrum, før menuen vælges.
Giv gerne hver billet et gæstenummer pr. tidsrum (1, 2, 3 …). Det gør det nemt for køkkenet og ved døren at se, hvor langt man er.
4. Sælg fra din egen hjemmeside
Billetplatforme er hurtige at komme i gang med, men gæsten køber på en anden side end din, og der er typisk et gebyr pr. billet. Sælger du fra din egen hjemmeside, bliver gæsten hos dig, mailen kommer fra restauranten, og du ejer kundelisten til næste event.
Har du mange turister eller udenlandske gæster, så lav eventsiden på både dansk og engelsk. Det gælder også menuernes navne og vilkårene, ikke kun knapperne.
5. Moms, fortrydelsesret og aflysning
En billet til et arrangement på en bestemt dato er normalt undtaget fra fortrydelsesretten (forbrugeraftaleloven § 18, stk. 2, nr. 12). Skriv det tydeligt ved købet og i bekræftelsen, så der ikke opstår tvivl bagefter.
Billetten skal fungere som kvittering: pris, moms, ordrenummer og restaurantens navn.
Aflyser du, skal gæsterne have pengene tilbage. Sørg for, at du kan refundere alle købere på én gang, ikke én ad gangen.
Billetsalget er omsætning som alt andet. Det skal med i bogføringen og momsopgørelsen.
6. Billetten: QR-kode på mail og som PDF
Gæsten skal have billetten med det samme efter betalingen: en mail med én QR-kode pr. billet og gerne en PDF, der kan gemmes på telefonen eller printes. Sæt eventets navn, tidspunkt, sted, billettype og gæstens navn på billetten. Så kan gæsten finde den igen på dagen.
7. Ved døren: scan og tjek ind
Ved døren skal personalet kunne scanne QR-koden med en telefon og med det samme se, om billetten er gyldig, allerede brugt eller annulleret. En brugt billet skal vise, hvornår den blev scannet, så en kopi ikke kommer ind to gange. Hav en liste i Excel som reserve, hvis nettet driller, og med gæsternes allergier, hvis de har skrevet nogen.
Tjekliste før du åbner for salget
- Billettyper, priser og loft pr. køb er sat.
- Kapacitet pr. type og evt. tidsrum med fælles loft er sat.
- Betalingen er sat op, og pengene går til restaurantens egen konto.
- Vilkår, aflysning og fortrydelsesret står ved købet.
- Eventsiden findes på de sprog, dine gæster taler.
- Du har selv købt en testbillet og scannet den.
Sådan gør du i Smaqly
Smaqly har et event-modul, der lægger billetsalget direkte på restaurantens egen hjemmeside.
Opret eventet
Du opretter eventet i dashboardet.Tilføj billettyper og tidsrum
Billettyperne og eventuelle tidsrum oprettes samme sted.Udgiv
Siden dukker op på hjemmesiden af sig selv, når eventet er udgivet.
- Kapaciteten tjekkes i databasen ved hvert køb, også når mange køber på én gang.
- Pengene går direkte til restaurantens egen betalingsaftale.
- QR-billet på mail og som PDF, sendt i restaurantens navn.
- Scanner ved døren i browseren og Excel-liste til check-in.
- Refusion fra dashboardet, også af alle købere, hvis eventet aflyses.
- Eventsider på dansk og engelsk og temaer som Halloween, jul og nytår.
Alle priser og vilkår står på prissiden. Du kan også booke en demo, så viser vi det på din egen restaurant.
Ofte stillede spørgsmål
Har gæsten fortrydelsesret på en billet til et event?
En billet til et arrangement på en bestemt dato er normalt undtaget fra fortrydelsesretten (forbrugeraftaleloven § 18, stk. 2, nr. 12). Skriv det tydeligt ved købet og i bekræftelsen, så der ikke opstår tvivl bagefter.
Hvordan undgår jeg at sælge for mange billetter?
Sæt en kapacitet pr. billettype, hold pladsen, mens gæsten betaler, og lad kapaciteten blive tjekket der, hvor købet gemmes — ikke kun i gæstens browser. Så kan to samtidige køb ikke snyde systemet.
Hvad skal der stå på billetten?
Eventets navn, tidspunkt, sted, billettype og gæstens navn. Billetten skal også fungere som kvittering med pris, moms, ordrenummer og restaurantens navn.
Hvad gør jeg, hvis eventet bliver aflyst?
Gæsterne skal have pengene tilbage. Sørg for, at du kan refundere alle købere på én gang, ikke én ad gangen. I Smaqly sker refusionen fra dashboardet, også af alle købere, hvis eventet aflyses.
Hvad koster event-modulet i Smaqly?
Modulet koster 199 kr. om måneden, ekskl. moms. Betaler gæsten online, går betalingen gennem din betalingsaftale i Smaqly. Alle priser og vilkår står på prissiden.
